Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt das Thema Prozessoptimierung immer mehr an Bedeutung. Zudem hat die Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt, welch wichtige Rolle, nahtlose digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes, spielen. Unternehmen, die sich zum Ziel gesetzt haben, ein ERP-System einzuführen, haben ihren Fokus meist rein auf der Einführung der Software. Ein Unternehmen ist heute aber darauf angewiesen, dass eine ERP-Software seine Geschäftsprozesse unterstützt und sie im besten Fall optimiert.
Warum ist Prozessoptimierung wichtig?
Eine Prozessoptimierung führt zu steigender Effizienz und Effektivität von Unternehmensabläufen. Damit bietet sie häufig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil: Durch die Sammlung, Steuerung und Analyse aller betrieblichen Prozesse ermöglicht ein modernes und intelligentes ERP-System wie MONITOR G5 eine gezielte Verbesserung aller Arbeitsabläufe.
Vorteile von Prozessoptimierung
- Steigerung der Datenqualität
- Besserer Informationsfluss intern und extern
- Besseres Reagieren auf anspruchsvolle Kunden
- Höhere Wettbewerbsfähigkeit
Wie funktioniert Prozessoptimierung?
Moderne ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Prozessoptimierung auf mehreren Ebenen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: technische Maßnahmen, organisatorische Maßnahmen sowie Verfahren und Vorgehensweisen.
Letztere beginnen bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Stichwort Process Mining. Mithilfe eines Process-Mining-Tools können Sie nicht nur die Qualität der Abläufe analysieren, sondern auch die Vorgangszeiten. In vielen Fällen lassen sich diese beschleunigen. Dies kann beispielsweise daran liegen, dass flankierende Prozesse gestrichen werden, weil sie nicht mehr benötigt werden. Oft geht es aber auch um das Zeitmanagement: Das ERP kann Ressourcen effizient einplanen, sodass sich dadurch beispielsweise die Vorgangszeiten verkürzen lassen. In der Fertigung können Sie dadurch z.B. die Produktionskapazität steigern.
Eine ERP-Lösung hilft sowohl technisch bei der Integration unterschiedlicher Systeme als auch bei der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen sowie bei der Steigerung der Datenqualität und Prozessautomatisierung.
Effizienzsteigerung mit ERP:
Die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung werden inzwischen in allen Bereichen der Wirtschaft sichtbar. Jedes Unternehmen, welches am nationalen oder internationalen Wettbewerb um die Märkte teilnimmt, muss sich irgendwann um die interne Effizienz Gedanken machen. Unternehmen, die frühzeitig auf fortschrittliche Lösungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen und Effizienzsteigerung setzen, haben einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
5 Schritte zur Prozessoptimierung
Gerade bei länger eingesetzten ERP-Systemen stellt sich mit der Zeit heraus, dass einige Arbeitsabläufe noch Verbesserungsbedarf haben. Die Prozessanalyse kann dabei unabhängig vom ERP-System durchgeführt werden, denn nicht immer ist für eine Prozessoptimierung eine neue Software notwendig.
Je komplizierter die Prozessoptimierung ist, umso mehr sollte das Unternehmen über ein neues System nachdenken. Auf jeden Fall sollte das System nach seiner Anpassung weiter ausbaufähig bleiben. Ist dies dem System nicht möglich, sollte ebenfalls über einen Lösungs-Wechsel nachgedacht werden. Generell sollten der Arbeitsaufwand und die Schwierigkeit einer Prozessoptimierung nicht unterschätzt werden ob mit neuem oder altem System. Wir haben im Folgenden fünf Punkte gesammelt, die Sie für die Optimierung Ihrer Prozesse – gerade im Zusammengang mit der Einführung von ERP-Software – beachten müssen.
1. Ausreichend Zeit einplanen
Eine Optimierung von Geschäftsprozessen benötigt Zeit. Häufig dauert es mehrere Jahre, bis ein Unternehmen die aktuellen Prozesse und Abläufe so definiert hat, wie sie derzeit sind. Die heutige Problemstellung ist aber, dass sich das Umfeld in manchen Branchen und Wettbewerbssituationen so schnell ändert, dass ein Unternehmen kaum mehr Zeit hat sich schnell genug anzupassen. Gerade deshalb ist es eine enorme Herausforderung, die zukünftigen Kundenanforderungen schnell genug in eigene Geschäftsprozesse umzusetzen.
Es kann daher sein, dass eine Geschäftsprozessanalyse und eine daran anschließende Geschäftsprozessoptimierung länger dauern als eine technische Konfiguration oder die Implementierung inklusive des Testens einer neuen ERP-Software.
2. Wichtige Geschäftsprozesse bei der ERP-Auswahl beachten
Moderne ERP-Software sind so flexibel , dass sie über mehrere Optionen verfügt, um selbst einfache, rudimentäre Geschäftsprozesse intelligent und optimiert ausführen zu können. Falls nun diese Geschäftsprozesse nicht vor der Einführung definiert sind, werden diese erst bei der Implementierung definiert. Dies führt zwangsläufig zu einem Diskussionsprozess und zu einer Verlangsamung des Projektes, weil sich in der Regel die Zusammenarbeit im Rahmen der Aufbau- und Ablauforganisation ändert. Veränderungen in den Abläufen haben aber meist eine Entwurfs- und Planungs-Phase hinter sich, bevor sie umgesetzt werden können. Dies während einer Implementierung machen zu müssen, erhöht die Komplexität einer ERP-Einführung enorm. Beachten Sie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse also bereits bei der Auswahl eines ERP-Systems.
3. Prozesse unabhängig von ERP optimieren
So wie Sie die Prozesse vor einer Softwareauswahl definieren sollten, so ist es wichtig, diejenigen Prozesse zu verbessern, die ohne eine neue Software zu optimieren sind. Nutzen Sie auch die Zeit, um zu überprüfen, ob das Organisationsmodell mit Ihrer langfristigen Unternehmensstrategie im Einklang steht. Wenn Sie mit der Prozessoptimierung bis zur Implementierung warten, scheitert diese meist an Ressourcen und Zeit. Oft bleibt dann nur die Option, die bestehenden Prozesse beizubehalten und deren Optimierung auf später zu verschieben. Dies bedeutet aber, einen Wettbewerbsvorteil zu verschenken, der mit dem Begriff – Schnelligkeit – in Zusammenhang steht. Parallel dazu sind Doppelaufwendungen nötig, denn das Konfigurieren eines ERP-Systems wird dann auf den bestehenden Prozessen erfolgen, anstatt auf den benötigten.
Was ist Ressourcenplanung?
Bestimmte Kapazitäten und Ressourcen im Unternehmen sind knapp oder besonders wichtig. Deshalb müssen diese optimal belegt und eingesetzt werden. Sie sollten möglichst ohne Unterbrechung im Einsatz sein und nicht ungenutzt herumstehen. Oft sind das sogenannte Engpass-Ressourcen, die entscheidend dafür sind, wie lange Aufträge in der Produktion unbearbeitet verbleiben, wie lange Durchlaufzeiten sind und welches Working Capital dabei gebunden ist.
4. Mitarbeiter mitnehmen
Wenn ein Teil der Prozesse automatisiert werden kann, führt das zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden. Dadurch werden die Ressourcen im Unternehmen effizient verteilt, es profitiert also das gesamte Unternehmen. Damit die Optimierung allerdings gelingt, muss sie von allen Mitarbeitern akzeptiert sein. Beziehen Sie Ihr Team also von Beginn an in alle Prozesse ein und schaffen so ein gemeinsames Projekt.
5. Regelmäßiges Analysieren und verbessern
Lehnen Sie sich keinesfalls zurück, wenn die Prozesse einmal optimiert sind und ein neues ERP-System eingeführt ist. Messen Sie nach einem bestimmten Zeitraum, beispielsweise einem halben Jahr nach der Inbetriebnahme einer neuen ERP-Software und der damit verbundenen neuen Prozesse, die Prozessfortschritte. Gleichen Sie dazu die ursprünglich definierten Ziele mit der Realität ab. Dazu können Durchlaufzeiten, ein gemeinsamer Stammdatenpool, Prozessabläufe, Genehmigungsschnittstellen und viele andere Kundenprozesse gehören, die im Rahmen einer kontinuierlichen Messung überwacht werden. So können Sie schrittweise weitere Optimierungen vornehmen.
Fazit: Für optimale Prozesse braucht es eine Mischung aus Planung und Flexibilität
Mithilfe der Analyse und Ausarbeitung der einzelnen Abläufe im Unternehmen können mit einem ERP-System gezielt Prozessoptimierungen getroffen und umgesetzt werden. Bringen Sie genug Zeit mit und durchlaufen Sie die einzelnen Prozessschritte mit hoher Sorgfalt. Dadurch erhalten Sie ein passgenaues und für Sie ideales ERP-System, welches Sie effektiv und effizient unterstützen wird.
Zitat Susanne: MONITOR G5 ERP unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse!
„Das Prozessmanagement ist eine überaus wichtige, aber auch komplexe Aufgabe. Moderne ERP-Systeme können diese unternehmerische Aufgabe jedoch maßgeblich erleichtern. Trotz strategischem Ansatz sollte jedoch stets Raum für eventuell benötigte Flexibilität gelassen werden. Mit MONITOR G5 haben Sie die volle Kontrolle über alle Geschäftsprozesse. Daher ist es das ideale ERP-System für Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen.“
