Braucht es eine Ressourcenplanung in der Produktion? Diese Aspekte helfen bei der Entscheidung!

Ressourcenplanung

Viele Prozesse in Unternehmen sind heutzutage so komplex, dass das Management entsprechend schwierig ist. Unternehmen verlieren leicht den Überblick über freie Kapazitäten, die Auslastung bestimmter Maschine oder Verfügbarkeit von Materialien, vor allem wenn die Ressourcenplanung nicht stimmt.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet dabei die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten.

Was ist Ressourcenplanung?

Manche Kapazitäten und Ressourcen in Unternehmen sind knapp oder besonders wichtig. Deshalb müssen diese optimal belegt und eingesetzt werden. Sie sollten möglichst ohne Unterbrechung im Einsatz sein und nicht ungenutzt herumstehen. Oft sind das sogenannte Engpass-Ressourcen, die entscheidend dafür sind, wie lange Aufträge in der Produktion herumliegen, wie lange Durchlaufzeiten sind und welches Working Capital gebunden ist.

Kritisch kann es vor allem werden, wenn Prozesse im Unternehmen stocken und nicht vorankommen. Wenn Wartezeiten und damit Durchlaufzeiten steigen und so Liefertermine nicht eingehalten werden können, weil einige Ressourcen zu knapp sind oder ihr Einsatz falsch geplant wurde. Mit einer Ressourcenplanung muss dafür gesorgt werden, dass möglichst alle Prozesse auf die Ressource zugreifen können und so reibungslos ablaufen können. Ist das nicht möglich, müssen weitere, vergleichbare Ressourcen beschafft werden.

Perfekt und individuell geplante Produktionsabläufe tragen zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen in verschiedenen Bereichen bei. Indem Sie und Ihr Unternehmen komplexe Produktionsabläufe sorgfältig planen, können Fehlbestände vermieden und Umsätze maximiert werden. Um eine langjährige Routine im Produktionsbereich aufzubrechen und optimierte Lose für Produkte einführen zu können, braucht es vor allem eins: Regeln!

Was gehört zu den Ressourcen eines Unternehmens?

Um eine Ressourcenplanung richtig durchzuführen, braucht es vor allem erst Mal eines: Eine Übersicht aller Ressourcen. Mit Fokus auf die Produktion ist eine Ressource jeder Faktor, der dazu beiträgt, einen Produktionsauftrag zu erfüllen. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsplatz, Maschinen und Material. Wesentlicher für eine gute Ressourcen-Planung und der einhergehenden Kalkulation der Ressourcen sind aber Mitarbeiter und Arbeitszeiten. Übrigens auch Software und Daten kann in der heutigen digitalen Welt zu den Ressourcen eines Unternehmens gezählt werden.

Kapital

Kapital wird als zentraler Bestandsbegriff definiert und im Allgemeinen mit Geld gleichgezeigt. Konkret ist Geld aber mehr als ein Geldmittel. Kapital meint im alltäglichen Sprachgebrauch Geld- oder Sachvermögen, das meist für den Güterumlauf bestimmt ist. Im volkswirtschaftlichen Sinne kann man unter Kapital alle bei der Erzeugung beteiligten Produktionsmittel verstehen, d. h. den Bestand an Produktionsausrüstung, der zur Güter- und Dienstleistungsproduktion eingesetzt werden kann. Diesen Bestand nennt man auch Kapitalstock und er enthält Güter wie Werkzeuge, Maschinen, Anlagen usw., also Güter, die in einem früheren Produktionsprozess erzeugt wurden. Gerade das Thema Finanzen nimmt im ERP-Kontext einen wichtigen Aspekt ein, da Geld häufig die Grundlagen für alle anderen Ressourcen ist.

Personal

Ob Personalmanagement, Personalwirtschaft, Personalwesen, Human Resources Management oder Human Capital Management. So unterschiedlich diese Begriffe verwendet werden, so vielfältig ihre Ausprägungen und die hiermit verbundenen Zielsetzungen sind – alle Begrifflichkeiten haben eines gemeinsam: Den Fokus auf den Menschen und die durch ihn erstellte Arbeitsleistung. Der „Produktionsfaktor Mensch“ rückt zunehmend ins Blickfeld von Unternehmensleitungen und gilt häufig als die wichtigste Ressource. Unternehmen erkennen mehr und mehr, dass ein professionell betriebenes Personalmanagement, insbesondere in global agierenden Unternehmen einen der wichtigsten strategischen Wettbewerbsfaktoren mit oftmals unterschätztem Einfluss auf die Wertschöpfung darstellt.

Werkzeug / Maschinen

Eine grundlegende Voraussetzung für eine wirtschaftliche Produktion sind ihre Werkzeuge und Maschinen. Gerade in der Fertigung gelten sie häufig neben den Personalkosten als die kostenintensivste Ressource, welche dementsprechend am effizientesten geplant werden muss. Es gilt, Stillstände zu vermeiden und die Auslastung hochzuhalten. Auch das Thema Wartung ist ein Teil der Ressourcenplanung und sollte dementsprechend beachtet werden.

Eine grundlegende Voraussetzung für die Fertigungsvorbereitung ist die einwandfreie Wartung von Werkzeugen und Maschinen. Viele Unternehmen sehen die Instandhaltung ihrer Werkzeuge jedoch als einen lästigen Kostenfaktor anstatt sie als Garanten für Verfügbarkeit und Qualität zu erkennen. Doch das kann gefährlich werden und im schlimmsten Fall den Unternehmenserfolg gefährden.

Material

Eine Kernfunktion von ERP ist in produzierenden Unternehmen die Materialbedarfsplanung, die sicherstellen muss, dass alle für die Herstellung der Erzeugnisse und Komponenten erforderlichen Materialien an der richtigen Stelle, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen. Insgesamt sollen dadurch die bisherigen Zielkonflikte ausgeräumt und als Leistungsmerkmale erreicht werden:

  • Hohe Qualität und hohe Produktivität
  • Hohe Versorgungssicherheit und niedrige Kapitalbindung
  • Komplexitätsreduktion und Flexibilität
  • Hohe Kontinuität und niedrige Durchlaufzeit

Informationen

Auch Informationen zählen zu den Ressourcen eines Unternehmens. Oft noch im ERP-Kontext vernachlässigt ist das Management von Informationen und Fach- bzw. Produktwissen ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Wenn nur bestimmte Mitarbeitende im Unternehmen das Wissen über einzelne Prozesse und Abläufe besitzen, kann das zu einem Problem werden: Spätestens, wenn ein Mitarbeitender ausfällt oder das Unternehmen verlässt, gehen die Informationen verloren und eine Lücke entsteht. Mittels entsprechender Software kann Wissen gesammelt und verfügbar gemacht werden, sodass das Unternehmen nicht mehr von der dauerhaften Verfügbarkeit einzelner Mitarbeitenden abhängig ist.

Vorteile einer guten Ressourcenplanung

Bei Vertragsverhandlungen oder Verkaufsgesprächen hört es sich oft so an, als wäre das Endprodukt für den Erfolg eines Auftrags verantwortlich. Jedoch ist der Weg zum Ziel viel ausschlaggebender für das Ergebnis. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung von Deadlines, sondern auch um die Qualität einer Leistung. Ressourcenplanung ist wesentlicher Bestandteil von einem guten Management. Dabei ist die Kalkulation der Ressourcen die Basis dafür, dass Absprachen getroffen und Gefahrenzonen rechtzeitig erkannt werden können.

Eine gute Ressourcenplanung liefert folgende Unterstützung:

  • Sie vermeiden Engpässe durch frühzeitige Ermittlung des Bedarfs an Personen, Materialien, etc.
  • Sie vermeiden auf ständige Überlastungen durch bessere Transparenz von Kapazitäten.
  • Sie dokumentieren den Ressourceneinsatz und können bei schief gelaufenen Projekten aus den Fehlern besser lernen.
  • Sie sorgen für mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden, deren Auslastung gleichmäßiger und auf mehr Schultern verteilt werden kann – und schaffen damit die Voraussetzung, wichtige Personen im Unternehmen zu halten.

Wie funktioniert Ressourcenplanung?

Die Funktion einer Ressourcenplanung hängt von ihrer Darstellungsweise ab. Je nach Bedarf können Unternehmen Ressourcen mit unterschiedlichen Tools kalkulieren, die verschiedene Darstellungen ermöglichen.

Abhängig von den Kennzahlen können diese beispielsweise grafisch oder in einer Tabelle dargestellt werden. Berücksichtigen muss ein Unternehmen bei der Ressourcenplanung ebenfalls Risiko-Faktoren wie Ausfälle von Maschinen oder Mitarbeiter. Auch Urlaubs- oder Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden sind relevant. In die Ressourcenplanung fallen ebenfalls die Definition der einzelnen Aufgabenfelder und die Verteilung der Aufgaben, abhängig von den Ressourcen. Je nach Größe und Aufwand des Auftrags ist eine solche Kalkulation sehr komplex.

Aus der Darstellung der Kennzahlen sollte man schnell und einfach die Information erhalten, wann und wo eine Ressource eingeplant wurde bzw. verfügbar ist. Eine Übersicht sollte demnach auch alle Aufträge übersichtlich darstellen und zeitliche Komponenten einbeziehen. So kann schnell entschieden werden, ob ein Unternehmen noch Kapazitäten hat weitere Aufträge anzunehmen oder zusätzliche Ressourcen für diese zu schaffen.

Erstellung eines Ressourcenplans

Um sich einen Überblick über die unterschiedlichen Faktoren zu verschaffen, gibt es viele Möglichkeiten, zur Visualisierung und Planung. Bis zu einem bestimmten Punkt können Unternehmen Ressourcen gut mit Excel kalkulieren. Wenn sich die Aufträge häufen und sich dadurch oder darüber hinaus Aufgaben verschieben, wird es jedoch schnell unübersichtlich. Eine Ressourcenplanung in diesem Stadium ist fehleranfällig und führt neben der erhöhten Belastung dazu, dass Deadlines nicht eingehalten werden können oder die Qualität der Leistung leidet, da nicht genügend Ressourcen vorhanden sind. Dies kann auch bei großer Excel-Kompetenz vorkommen, da das Programm nicht zu diesem Zweck entwickelt wurde und allein schon durch mangelnde Synchronisation Fehler verursachen kann, wenn viele Mitarbeiter beteiligt sind.

Folgende Fragen sollte eine gute Ressourcenplanung zu jedem Zeitpunkt beantworten können:

  • Welche Mitarbeitende stehen in welchem Umfang für das Projekt zur Verfügung?
  • Welche Materialien werden gebraucht, sind bereits vorhanden oder müssen eingekauft werden?
  • Welche Anlagen (Maschinen, Räume, etc.) werden gebraucht und wann können diese genutzt werden?
  • Welche Investitionen müssen zusätzlich getätigt werden?

Wie MONITOR G5 ERP die Ressourcenplanung unterstützt

Ohne den Einsatz qualifizierter IT-Unterstützung ist das Ressourcenmanagement ein aufwändiger Prozess mit erheblichen Risiken. Die hierfür oft genutzten Excel-Tabellen sind in der Regel fehleranfällig, unhandlich und unzureichend, weil Excel als Tool für derartige Prozesse nicht vorgesehen und nicht flexibel genug ist.

Als Software für Ressourcenplanung ist MONITOR G5 ERP speziell auf diese Prozesse ausgelegt. Neben Transparenz über die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen bildet das System einen Zeitplan ab, der alle Deadlines im Kontext der Kapazitäten kalkuliert. Auch lassen sich Aufgaben einfach erstellen, abgleichen oder verschieben und den Ausführenden zuweisen. Im Falle von einem Mitarbeiter-Ausfall bleibt so nichts liegen, sondern kann verfügbaren Kräften zugewiesen werden. Auch die restlichen Ressourcen lassen sich mit MONITOR G5 ERP planen, steuern und anschaulich darstellen.

Fazit: ERP entscheidet über Unternehmenserfolg

Nie zuvor mussten sich Unternehmen schneller auf neue Marktgegebenheiten und Kundenanforderungen einstellen. Der Einsatz funktionaler und einfach zu skalierender Unternehmenssoftware entscheidet mehr denn je über Prozess-Effizienz, Service-Qualität und Time to Market – und damit über den Unternehmenserfolg. Obwohl Managementsysteme bereits vor etlichen Jahren Einzug hielten, gibt es noch immer viel zu viele kleine und mittelständige Unternehmen, die sich, anstatt auf ein für sie zugeschnittenes ERP, auf veraltete, nicht integrierte Werkzeuge verlassen.

Olaf Bohling, ERP-Berater bei 5CUBE.digital GmbH:

„Alle Unternehmen wissen um die Relevanz von Ressourcenmanagement für ihren Unternehmenserfolg, dennoch begegnen uns immer noch produzierende Unternehmen, die nicht das Bestmögliche aus ihren Ressourcen herausholen. Fakt ist: Wer Herausforderungen wie die Globalisierung und Digitalisierung meistern und auf die Disruption von Geschäftsmodellen vorbereitet sein will, benötigt ein leistungsfähiges ERP-System, wie wir es mit MONITOR G5 ERP anbieten.“

Olaf Bohling, ERP-Berater bei 5CUBE.digital GmbH zu Ressourcenplanung

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Produktion wirtschaftlicher und effizienter gestalten? Werfen Sie einen Blick in die Produktbroschüre von MONITOR G5 ERP!