Einfache Wege zur Effizienzsteigerung mit ERP

Effizienzsteigerung mit ERP

Die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung werden inzwischen in allen Bereichen der Wirtschaft sichtbar. Jedes Unternehmen, welches am nationalen oder internationalen Wettbewerb um die Märkte teilnimmt, muss sich irgendwann um die interne Effizienz Gedanken machen. Unternehmen, die frühzeitig auf fortschrittliche Lösungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen und Effizienzsteigerung setzen, haben gegenüber ihren Wettbewerbern einen entscheidenden Vorteil.

Jedoch muss eine solche Umstellung ganzheitlich betrachtet werden. Denn um einzelne Prozesse konsequent digital abzubilden, müssen alle Systeme eines Unternehmens miteinander verbunden sein. Nur auf dieses Weise können Daten sinnvoll ausgetauscht und Teilsysteme aufeinander abgestimmt werden. Durch Kommunikationsschwierigkeiten, Missverständnisse und Wartezeiten entstehen unnötige Effizienzverluste, die im Geschäftsalltag kaum auffallen, aber aufs Jahr gerechnet erhebliche Umsatzeinbußen mit sich bringen. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen klug, eine Effizienzsteigerung mit ERP-Systemen zu erzielen, denn eine effiziente Planung, Steuerung und permanente Optimierung der unternehmenseigenen Ressourcen mit ERP führt dauerhaft zu mehr Effizienz im Unternehmen.

Was ist Ressourcenplanung

Bestimmte Kapazitäten und Ressourcen im Unternehmen sind knapp oder besonders wichtig. Deshalb müssen diese optimal belegt und eingesetzt werden. Sie sollten möglichst ohne Unterbrechung im Einsatz sein und nicht ungenutzt herumstehen. Oft sind das sogenannte Engpass-Ressourcen, die entscheidend dafür sind, wie lange Aufträge in der Produktion unbearbeitet verbleiben, wie lange Durchlaufzeiten sind und welches Working Capital dabei gebunden ist. Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag mehr darüber:

Ressourcenplanung

Veraltete Software lähmt das gesamte Unternehmen

ERP-Lösungen sind kritische Unternehmenssysteme, die mit viel Aufwand eingeführt werden. Aus diesem Grund fürchten sich viele Unternehmer vor der Implementierung eines neuen Systems. Da Software jedoch nur so effizient funktioniert, wie es die technischen Komponenten zulassen, kann es passieren, dass das ERP-System und die zugrundeliegenden Hardware-Komponenten bereits nach einigen Jahren veraltet sind. Im Ergebnis werden neue Unternehmensprozesse nicht mehr abgebildet, mobile Funktionen fehlen, Schnittstellen sind unzureichend, Prozessschritte werden außerhalb des ERPs bearbeitet, Aktionen im ERP werden immer langsamer und im schlimmsten Falle gehen sogar Daten verloren. Updates der Software sind gegebenenfalls nicht mehr möglich und der Support der genutzten Version oder ganzen Software wird eventuell sogar eingestellt.

ERP-Systeme bieten enorme Optimierungspotentiale

Um diesen Fall zu vermeiden, sollten Sie Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand halten und auch die Hardware regelmäßig an die wechselnden Anforderungen anpassen. Moderne ERP-Systeme wie MONITOR G5 ERP bestehen dabei aus verschiedenen Anwendungsmodulen, die je nach Branche und Einsatzzweck auf das jeweilige Unternehmen hin ausgewählt werden können. Der im Standard von MONITOR G5 geführte Funktionsumfang umfasst beispielsweise Produktion, Lager, Rechnungswesen, , Verkauf und Einkauf. Durch zusätzliche Module, wie z. B. die Zeiterfassung oder dem Produktkonfigurator trägt MONITOR zur Optimierung bei.

3 Punkte, wie ERP-Software ihr Unternehmen effizienter macht

  1. Weniger Fehlerquellen und bessere Datenqualität: Durch eine zentrale Erfassung und Verwaltung von Daten vermeiden Sie mit einem ERP-System Fehler wie Doppelungen, Übertragungsfehler und andere Inkonsistenzen, die in einem dezentralen System nicht oder nur sehr spät auffallen würden.
  2. Zeit- und Kostenersparnis: Ganz gleich, ob bei der Auswertung von Daten, der zentralen Steuerung von Prozessen oder der Kommunikation einzelner Abteilungen, ein passendes ERP-System wie MONITOR G5 ERP spart Zeit im gesamten Unternehmen. Neben der Einsparung von Arbeitszeit können Sie auch durch die Optimierung zahlreicher Prozesse wie der Just-in-time-Lieferung von Materialien oder der effizienten Wartung Ihrer Maschinen erhebliche Kostenersparnisse erzielen.
  3. Größere Datensicherheit: Durch ein ERP-System werden die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter zentral definiert und geregelt. So können Ihre Mitarbeiter von überall auf die für sie wichtigen und aktuellen Daten zugreifen, alle vertraulichen Daten sind jedoch vor unbefugtem Zugriff geschützt. Auch die zentrale Speicherung und Sicherung der Daten sorgt für eine erhöhte Datensicherheit, denn bei einem Systemausfall können die Daten schnell und vollständig wiederhergestellt werden.

Welches ERP-System für Effizienzsteigerungen?

ERP-Software-Systeme können so unterschiedlich sein wie die Aufgaben, die sie erfüllen. Von Software-Modulen zur Angebots- und Rechnungstellung über die Buchung von Geschäftsprozessen bis zur komplexen Produktionsplanung, können alle betriebsrelevanten Prozesse abgedeckt werden. Die Auswahl eines passenden ERP-Systems gehört dabei wohl zu den schwierigsten Entscheidungen. Die riesige Anzahl an auf dem Markt befindlichen ERP-Lösungen und unterschiedliche Bezeichnungen für grundlegende Funktionen machen es nicht leichter.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollten Sie vor allem auf eine maximale Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit des Systems achten. Im Optimalfall wächst die ERP-Software mit den Ansprüchen des Unternehmens und lässt sich den individuellen Anforderungen anpassen. Da die Software sensible Daten verwaltet, deren Verlust existenzbedrohend sein kann, müssen Sie auch auf Datensicherheit und regelmäßige Backups achten. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Software wirklich zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt, lassen Sie sich am besten individuell von ERP-Experten beraten.

Tipps für die Effizienzsteigerung bei einer ERP-Einführung:

  • Konkrete Vorstellungen und Ziele vor der Einführung des ERP-Systems tragen dazu bei, ein höheres Effizienzniveau zu erreichen. Ein strukturierter Zielkatalog umfasst dabei sowohl zeitliche als auch wertmäßige Ziele. Dies macht den Erfolg des ERP-Systems messbar.
  • Die verantwortlichen Entscheidungsträger sollten sicherstellen, dass die ERP-Einführung nicht nur als IT-Projekt betrachtet wird, sondern auch wirklich zur organisatorischen Effizienzsteigerung. Zu gewährleisten ist, dass nicht nur IT-Kompetenz, sondern auch Kompetenz und vor allem genügend Ressourcen im internen ERP-Einführungsteam bereitstehen.
  • Kontrollieren Sie laufend, ob mit der Neugestaltung der Geschäftsprozesse auch die entsprechenden Fortschritte bei der Effizienz einhergehen.

Tipps für Effizienzsteigerung mit MONITOR G5 ERP

Der größte Vorteil, den MONITOR G5 ERP Ihnen und Ihrem Unternehmen bietet, ist der große Funktionsumfang im Standard der Software-Lösung für alle Unternehmensbereiche im produzierenden Gewerbe. Übersichtlich und leistungsstark zugleich sieht jeder Nutzer abhängig von seiner Rolle im Unternehmen alle für ihn wesentlichen Daten und Informationen sofort nach dem Einloggen ins MONITOR G5 System. Das können KPIs, Favoriten, Aufgaben oder Rechnungsübersichten sein. Diese Ansichten sind interaktiv und können per Klick aufgerufen werden und schon haben Sie die jeweiligen Details zur Verfügung.

Einfach Anbindung von Drittsystemen mit der offenen API

Für ein umfassende Effizienzsteigerung können mitunter unterschiedliche Integrationen zwischen MONITOR und anderen Systemen vonnöten sein. In MONITOR G5 gibt es daher eine offene API, auf die alle Systeme zugreifen können, so dass es möglich ist, eigene Integrationen zu MONITOR zu entwickeln. Zudem gibt es für die wichtigsten Systeme bereits eine Vielzahl an bestehenden Integrationsmöglichkeiten, dazu gehören beispielsweise DATEV, CAD oder AutoCAD.

Integrierte Business Intelligence (BI)

Business Intelligence ermöglicht es, fundierte Entscheidungen auf der Basis von topaktuellen Daten zu treffen. MONITOR G5 ERP verfügt daher über integrierte Business Intelligence mit bereits fertigen Ansichtsmöglichkeiten. So haben Sie zum Beispiel auf wichtige Kennzahlen und Statistiken zum Einkauf oder Verkauf Zugriff und können darauf basierend Analysen durchführen. Jederzeit können Sie das BI um eigene Sichten ergänzen.

Einige Vorteile der BI von MONITOR G5 ERP:

  • Komplexe Einkaufs- und Verkaufsstatistiken können einfach selbst erstellt werden.
  • Als Beispiel: Umsatz und Deckungsbeitrag können mit einer Vielzahl an Kriterien kombiniert und als Vorlage gespeichert werden.
  • Genau so einfach analysieren Sie ihre Auftragseingänge nach vielfältigen Kriterien durch Mausklick
  • Die erstellten Statistiken lassen sich einfach in Office-Formate exportieren

Tägliche Produktionssteuerung

Mit der täglichen Produktionssteuerung in MONITOR G5 ERP können Sie auf Basis der lang- und kurzfristigen Planung auch Ihre aktuelle Tagesplanung vornehmen. Mit den dort enthaltenen Funktionen können Sie zum Beispiel den Status verschiedener Arbeitsplätze sehen, Prioritätspläne für ausgewählte Arbeitsplätze betrachten, die Priorität für Vorgänge ändern, Aufträge umplanen, Personal zwischen Arbeitsplätzen ausleihen und die Kapazität in Arbeitsplätzen ändern.

Fazit: Effiziente Prozesse bedeuten mehr Ressourcen für andere Bereiche

Effiziente Prozesse bedeuten mehr Ressourcen für andere Bereiche. Ansätze zur Effizienzsteigerung gibt es dabei viele, ein modernes ERP-System wie MONITOR G5 ERP bildet das technische Fundament für weitere Maßnahmen. Den anderen Teil bilden begleitende Prozesse.

André Ehrhard, Geschäftsführer und ERP-Berater bei 5CUBE.digital GmbH:

„Viele Unternehmen kennen das Problem: Der Umsatz steigt Jahr für Jahr, aber trotzdem stagniert der Gewinn. Grund dafür ist das Verhältnis zwischen den Investitionskosten und der resultierenden Kapazitätssteigerung. Sie können mit mehr Ressourcen zwar mehr Aufträge abwickeln, aber der steigende Umsatz entspricht in etwa den Investitionen. Es gibt kaum Überschuss und somit auch kaum Gewinn. Viele Unternehmen sind darauf angewiesen, ihre Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten, wenn sie nachhaltig wachsen wollen. MONITOR G5 ERP ist perfekt für produzierende Unternehmen, die ihr gesamtes Business damit steuern wollen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Sie unterstützen können!“

André Ehrhard

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