Rechnungswesen

Im Modul Rechnungswesen verwalten Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens. Hier finden Sie Funktionen zur Kontoführung, zur automatischen Buchung/Verrechnung, zur Erfassung von Transaktionen, zu Berichten und Nachverfolgungen sowie zum Wechsel von Periode und Jahr. Hier finden Sie auch die Projektabrechnung.

Rechnungswesen

Wir stellen Ihnen dafür alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, damit Sie in Ihrer Branche erfolgreich sind:

Kontenplan, Buchungsdimensionen und Buchungen

In MONITOR gehört ein voreingestellter Standardkontenplan zur Grundausstattung, den Sie bei Bedarf um weitere Konten ergänzen können.

Drei Buchungsdimensionen sind dabei standardmäßig vorhanden: Kostenstelle, Kostenträger und Projekt. Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen – insgesamt unterstützt das System bis zu acht Dimensionen. In jeder Buchungsdimension können Sie zudem weitere Dimensions-Codes anlegen.

Sie können dabei automatische Buchungen anlegen, die es dem System ermöglichen, mehrere Buchungen automatisch durchzuführen. Durch die Verwendung automatischer Verrechnungen können Sie einen Betrag z.B. auf verschiedene Kostenstellen und Kostenträger verteilen.

Rechnungsabgrenzung

Rechnungsabgrenzung verwenden Sie, wenn die Buchung eines Gesamtbetrags über eine gewünschte Anzahl von Monaten verteilt werden soll. Im Normalfall werden Rechnungs-abgrenzungsposten aus anderen Stellen des Systems heraus generiert, etwa wenn Lieferantenrechnungen oder Belege erfasst werden.

Rechnungsabgrenzungsposten können Sie aber auch manuell erstellen und dennoch etwa mit einer Lieferantenrechnung oder einem Beleg verknüpfen.

Eine effiziente Produktion muss heute nicht nur gut geplant sein, sondern auch mit aussagekräftigen Auswertungen im Griff behalten werden. Mit dem Work in Progress Value haben sie dabei beispielsweise eine wichtige Kennzahl für ihre PSS-Steuerung. Lesen sie in diesem Beitrag mehr über Work in Progress (WIP) und dessen Nutzen für Ihr Unternehmen.

Work in Progress

Laufende Buchführung

In der laufenden Buchführung können Sie Belege automatisch per Integration oder manuell erstellen. Sie können vorhandene Belege abrufen und Änderungen vornehmen. Zudem haben Sie auch die Möglichkeit, Korrektur- und Umkehrbelege für Änderungen an zuvor erfassten Belegen zu generieren. Sie können dabei Belege kopieren und Rechnungsabgrenzungen vornehmen (umgekehrter Beleg in Folgeperiode/-jahr). Sie können außerdem eigene Belegtexte formulieren, die bei der Erfassung von Belegen und Zahlungen verwendet werden.

Budget

Sie können neue Budgets anlegen oder Budgets durch Kopieren aus den Vorjahren erstellen. Es ist Ihnen dabei auch möglich, mehrere parallele Budgets in ein und demselbem Geschäftsjahr einzubeziehen. Sie stellen dafür die Anzahl von Budgets ein, die verwaltet werden sollen. Das Budget-Chart, das verwendet werden soll, wird bei der Erfassung aus dem Kontenplan gewonnen, oder Sie wählen ein bestimmtes anderes Budget-Chart aus.

Jahreswechsel und Periodenwechsel

Im Rechnungswesen können Sie zudem ganz einfach zwischen ausgewiesenen Rechnungsperioden wechseln und Jahreswechsel für neue Geschäftsjahre ausführen. Wenn Sie MONITOR starten, können Sie manuell die Eröffnungsbilanz für Ihr Rechnungswesen importieren.

Berichte und Nachverfolgung

Rechnungswesen

Im Hauptbuch sehen Sie alle Belegzeilen gruppiert pro Konto oder pro Projekt. Für jede Gruppierung können Sie Anfangs- und Schluss-Saldo sowie das Resultat der gewählten Zeitperiode einsehen. Für Bilanzkonten wird die Eröffnungsbilanz des Jahres gezeigt. Die Daten basieren dabei auf Belege des Rechnungswesens mit Verknüpfungen zu etwa Kontenplan, Dimensionen, Projekten etc.

Sie haben damit die Möglichkeit, Saldo-Informationen für ein oder mehrere Konten anzuzeigen, im aktiven Geschäftsjahr oder in einem anderen Geschäftsjahr. Und Sie können detaillierte Information, wie etwa Transaktionen und Journale sowie Buchungsdimensionen, abrufen.

Einige vorgefertigte Berichte sind bereits angelegt: Summen- und Salden-Liste (mit und ohne Konto-Dimensionen), Bilanz, GuV, BWA und Budget-Ergebnis. Darüber hinaus können Sie eigene Berichte anlegen. Steuererklärungen können Sie zudem direkt an das Finanzamt senden.

Auch ist es möglich, Unterlagen für Berichte zu EU-Statistiken zu erhalten. Die Zusammenfassende Meldung kann dabei direkt an die Steuerbehörde gesandt werden.

Buchführungsereignisse können zudem in chronologischer Abfolge angezeigt werden, bei der jeder Posten aufweist, wann das Ereignis eintraf und welcher Anwender den Vorgang ausgeführt hat, wann der Posten erstellt, geändert oder entfernt wurde.

Projektberichterstattung

Projektberichterstattung ist Teil des Rechnungswesen-Moduls. Projekt ist ein Oberbegriff für unterschiedliche Aufträge, Einnahmen, Kosten und Zeit. Ein Projekt kann unterschiedliche Ausprägungen haben, etwa ein Entwicklungsprojekt, Umbau oder Produktion. Sie können eine Projektnummer auf dem Produktionsauftrag, in der Buchung des Kundenauftrags etc. angeben, um diese Buchungen mit einem Projekt zu verknüpfen. Auch Aktivitäten können Sie erfassen und in der Projektberichterstattung verwalten.

Die Kosten, Einnahmen und Zeit werden pro Kostenart nachverfolgt. Diese werden aus unterschiedlichen Modulen im System zusammengeführt. Für jeden Kosten-/Einnahmentyp werden Budget – geplantes und tatsächliches –, Ergebnis, erwartetes Ergebnis und Prognose verwaltet.

Ein Projekt verwaltet auch Phasen mit unterschiedlichen Aktivitäten, und jede Aktivität kann geplante Zeit, berichtete Zeit sowie Restzeit verwalten. Aktivitäten können Sie auch an Kostenarten koppeln, was dazu führt, dass die berichtete Zeit auch direkt als ein Kostenfaktor im Projekt aufgenommen wird.

In der Projektberichterstattung können Sie Kosten, Einnahmen oder Zeitverbrauch auch direkt pro Projekt berichten, etwa wenn es schwierig ist, diese Teile pro Kundenauftrag zuzuordnen. Auch einzelne Aktivitäten können Sie pro Anwender direkt für ein Projekt berichten. Und Sie können unterschiedliche Nachverfolgungen von Projekten und den entsprechenden Stunden vornehmen, die jeweils daran geknüpft sind.

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