Work in Progress: Welche Tools und Funktionen benötigen Sie für eine aussagekräftige Auswertung?

Eine effiziente Produktion muss heute nicht nur gut geplant sein, sondern auch mit aussagekräftigen Auswertungen im Griff behalten werden. Mit dem Work in Progress Value haben Sie eine wichtige Kennzahl für ihre PPS-Steuerung. Lesen sie in diesem Beitrag mehr über Work in Progress (WIP) und dessen Nutzen für Ihr Unternehmen.

Produktion heute

Produktionsunternehmen stellen selten Produkte in einem Arbeitsschritt her. In der Regel ist eine Reihe von Arbeitsschritten nötig, um die Ware fertig ausliefern zu können. Diese Schritte, auch Arbeitsgänge genannt, werden in einem Arbeitsplan oder einer Produktionsstückliste zusammengefasst und bieten die Arbeitsgrundlage für den Produktionsauftrag. Die daraus resultierenden Fertigungsaufträge werden dann von der Produktion abgearbeitet. Für jeden einzelnen Arbeitsgang werden Materialien aus dem Lager entnommen und auf den Auftrag gebucht. Genauso werden auch Zeiten der Arbeitenden auf den Arbeitsgang gemeldet.

Die Kosten für dieses Material und die gemeldete Arbeitszeit werden mit jedem Arbeitsgang dem Produktionsauftrag und somit dem Endprodukt zugerechnet. Man spricht bei diesem Vorgang von Arbeit im Umlauf (AiU) oder Work in Progress (WIP), wenn sich der Wert des Produktionsauftrags erhöht. Vorteil von WIP: Mittels WIP ist eine zeitpunktbezogene Bewertung von Fertigungsaufträgen möglich, die sich in Arbeit befinden.

Der Wert des Work in Progress:

Der Wert des „Work in Progress“ (auch: WIP-Wert) ist der Wert aller Teile, einschließlich der zugefügten Arbeit und des Materials, die in der Fertigung gebunden sind. Der WIP-Wert ermittelt sich durch die Summe aller bewerteten Material- und Arbeitszeit-Rückmeldungen abzüglich des Wertes aller Lagerzugangsbuchungen der gefertigten Teile. Die Informationen des WIP-Wertes basieren dabei auf Teilen, Produktionsaufträgen und den zugehörigen Berichtsprotokollen.

Die Bewertung von Work in Progress erfolgt entsprechend der Ermittlung der Herstellkosten für Fertig- und Halbfertigteile. Link-Tipp: Für HGB-Abschlüsse ist das in § 255 Abs. 2 HGB geregelt.

Die Herstellkosten beinhalten folgende Parameter:

• die Materialkosten mit Materialgemeinkosten
• die Fertigungslöhne mit Fertigungsgemeinkosten
• die Sondereinzelkosten der Fertigung
• die Anteile an den allgemeinen Verwaltungskosten und an den Kosten für Sozialeinrichtungen und den freiwilligen sozialen Leistungen

Es handelt sich also um eine normale Herstellkostenberechnung, die jedoch auf den Bearbeitungszustand des Zwischenprodukts abgestimmt werden muss. Es gibt zu diesem Zeitpunkt noch keine Rückmeldung über insgesamt verbrauchte Materialien und Zeiten. Nur das Material, das bereits verarbeitet wurde, darf in die Bewertung einfließen. Bewertet werden dürfen daher auch nur die Zeiten, die schon geleistet wurden. Wichtig ist daher, bei der Mengenaufnahme auch den Verarbeitungszustand festzuhalten.

Die Auswertung des Work in Progress kann z. B. als Grundlage bei der Erfassung des WIP-Wertes in der Buchhaltung in Verbindung mit Monats- oder Jahresabschlüssen verwendet werden.

Der WIP-Wert bei MONITOR G5 ERP

Auf die Produktion zugeschnittene ERP-Software wie MONITOR G5 ERP hilft bei der korrekten Ermittlung des WIP-Werts und den Analyseergebnissen, die sich daraus ableiten lassen:

Da die in den einzelnen Fertigungsgängen anfallenden Bauteile keine eigene Identifikation haben, sind sie auch nicht in der Materialwirtschaft geführt. Ein logischer Abgleich, um bestimmte Mengen zu finden, existiert also nicht.

In vielen Unternehmen wird der Materialverbrauch erst gemeinsam mit dem Zugang des hergestellten Fertigteils gebucht. Um dennoch eine vernünftige Disposition über sinnvolle Lagerbestände zu ermöglichen, können Sie bei MONITOR G5 ERP die Mengen für die Produktion auf Zwischenlager, die nur logisch existieren, buchen. Die auf diesen rechnerischen Lagern befindlichen Rohstoffmengen ergeben einen Anhaltspunkt über die als WIP im System befindlichen Mengen.

Sie können den WIP-Wert zudem als Situationsbericht für heute oder für einen ausgewählten Zeitpunkt in der Vergangenheit berechnen. Außerdem können Sie auch verschiedene Möglichkeiten wählen, wie Sie die Komponenten des WIP-Wertes bewerten, d. h. wie Sie Material, Lohnbearbeitung und Arbeit bewerten. Sie können auch verschiedene Preisalternativen für Teile in Betracht ziehen und Kostenfaktoren für Arbeitsplätze berücksichtigen. Einige dieser Faktoren zeigen wir Ihnen im Folgenden näher.

Was sind die Vorteile einer aussagekräftigen WIP-Auswertung?

Kontrolle der Umlaufbestände

Ausschuss und Nacharbeit erhöhen den Umlaufbestand in der Produktion und wirken sich somit auf Los-/Chargengröße und Materialkosten aus. Eine wesentliche Aufgabe der Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ist es, Umlaufbestände möglichst gering zu halten. Sie binden Liquidität, Kapital und Platz, verursachen oft zusätzliche Transporte und gelten, soweit sie nicht unmittelbar in Bearbeitung sind, grundsätzlich als Verschwendung (Muda). Aufgrund des Zusammenhanges von Umlaufbestand und Durchlaufzeit (Gesetz von Little) beschränken Umlaufbestände auch die Flexibilität. Das Ziel ist daher eine schlanke Fertigung, welche als „lean“ bezeichnet wird.

Ein Weg, um so eine „leane“ Produktion zu erzielen, bietet die Auswertung des Work in Progress: Echtzeit-Daten aus dem ERP-System ermöglichen Ihnen ganz neue intelligente Produktionsentscheidungen, inklusive Umlauffertigungs- und Bestands-Management.

Überblick über die Effizienz und Auslastung von Fertigungselementen

Eine effiziente Fertigung ist das Ziel jeder Produktion. Dafür muss die Auslastung auf einem konstanten Level gehalten werden also weder zu hoch noch zu gering sein. Mit einer aussagekräftigen WIP-Auswertung können Sie die einzelnen Fertigungselemente regelmäßig analysieren. Diese Analyse zeigt die Auslastung und auf Basis jener Ergebnisse können mögliche Optimierungen durchgeführt werden.

Zu den wichtigsten Ressourcen in der Fertigung gehören:

• Maschinen: In der fertigenden Industrie erfolgt die Wertschöpfung zu einem hohen Grad durch Maschinen und Geräte.
• Menschen: Der zweite entscheidende Faktor sind Mitarbeitende in der Fertigung. Diese können Arbeitsschritte verbinden oder kompliziertere Tätigkeiten ausführen, für die Maschinen ungeeignet sind.

Anhand einer aussagekräftigen WIP-Auswertung dieser beiden Faktoren lassen sich Aussagen zu aktuellen und vergangenen Durchlaufzeiten (Lead Time) und Bearbeitungszeiten (Cycle Time) treffen. Auf Basis derer können Unternehmen die Produktion optimieren.

Testbestückung zur Überprüfung der Verfügbarkeit von Materialien und Teilen

Das übergeordnete Ziel in der Produktion ist es, unter bestmöglicher Ausnutzung der Ressourcen zu produzieren und damit eine hohe Effizienz zu erreichen. Deshalb machen Unternehmen eine Verfügbarkeitsprüfung. Damit Sie eine Kapazitätsplanung und -steuerung durchführen können, müssen Sie rückstandsfreie und materialversorgte Prozesse vorweisen. Um eine optimale Reihenfolgebildung für die Produktionsaufträge zu ermitteln, müssen Sie alle Restriktionen – wie Materialien, Kapazitäten und Fertigungshilfsmittel – entsprechend berücksichtigen.

Hier stellen sich folgende Fragen:

• Sind alle benötigten Materialien zum erforderlichen Termin verfügbar?
• Die Vorgänge eines Produktionsauftrages benötigen Kapazitäten an hinterlegten Arbeitsplätzen. Sind diese Kapazitäten zum Bedarfstermin vorhanden?
• Neben Materialien benötigt ein Produktionsauftrag auch Fertigungshilfs- und Betriebsmittel zur Durchführung. Stehen diese zum Bedarfstermin zur Verfügung? (Stichwort: Werkzeug und Wartung)
• Steht das benötigte Personal für die Durchführung der Vorgänge zum Bedarfstermin an den Arbeitsplätzen zur Verfügung?

Mittels einer Testbestückung, bzw. Materialabklärung via WIP-Auswertung können Sie diese Verfügbarkeiten im ERP-System prüfen. Deren Auswertung gibt Ihnen Auskunft über mögliche Engpässe oder Probleme bei den nötigen Kapazitäten, sodass Sie bereits im Voraus darauf reagieren können.

Was kann man aus einer WIP-Auswertung herauslesen?

Kontrolle von verschiedenen Kosten pro Auftrag

Ein Überblick über alle Kosten in der Fertigung kann gerade bei der Arbeit mit verschiedenen Losgrößen schwierig sein. Wenn Material- oder Betriebskosten außer Kontrolle geraten, sind die Folgen katastrophal: Im schlimmsten Fall ist der gesamte Unternehmenserfolg in Gefahr. Mittels einer aussagekräftigen WIP-Auswertung behalten (Produktions-) Unternehmen den stetigen Überblick und können die verschiedenen Kostenfaktoren bei jedem einzelnen Auftrag kontrollieren und beeinflussen.

Information über Produktionsgemeinkosten, Ressourcen und Ausschuss der Gesamtproduktion

Neben Material- und Betriebskosten sind auch andere Faktoren für eine effiziente Produktion entscheidend. Durch eine stetige Überwachung der Aufträge mittels einer WIP-Auswertung erhalten Sie zudem Informationen über die Gesamtproduktion. Dazu gehören folgende Faktoren:

• Anfallende Produktionsgemeinkosten
• Vorhandene Ressourcen
• Insgesamter Ausschuss der Gesamtproduktion

Diese Daten sind wichtig, wenn Sie sich einen Überblick über die komplette Produktion haben möchten. Erst wenn eine ganzheitliche Betrachtung aller Werte stattfindet, wird Work in Progress sinnvoll im Unternehmen gelebt.

Überwachung von Auftragsabweichungen zwischen Ist und Standard

Ein weiterer entscheidender Faktor von WIP-Auswertungen ist die Nachkalkulation. Eine Nachkalkulation ermöglicht die Erstellung von Abweichungsberichten zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Kosten für jeden Auftrag.

Um Lagerbestände und Produktionskosten zu steuern, muss ein Produktionsbetrieb die Kosten von Fertigungsaufträgen messen, da sich der vorbestimmte Einstandspreis jedes gefertigten Artikels in der Bilanz berechnet.

Diese Ist-Kosten werden im Produktionsauftrag gebucht und mit den Standardkosten verglichen, um Abweichungen zu berechnen. Abweichungen können Sie für jeden der Artikelkostenkomponenten berechnen: Rohmaterial, Kapazität, Zuliefereraufwand, Kapazitätsgemeinkosten und Produktionsgemeinkosten. Die Abweichungen können Sie im Anschluss analysieren. Probleme, wie übermäßigen Abfall bei der Fertigung werden aufgedeckt. Im Anschluss können Maßnahmen entwickelt werden, um künftige Produktionen effizienter zu gestalten.

Was sind die Ergebnisse von der aktiven Nutzung einer WIP-Auswertung?

Identifikation von überlasteten Arbeitsplätzen

Haben Sie eigentlich einen genauen Überblick über die Tätigkeiten Ihres Produktionsteams? Häufig kommt es vor, dass Arbeitsplätze unterschiedlich ausgelastet sind. Gerade wenn Mitarbeitende überlastet sind und Arbeitsaufträge sich dadurch verzögern, geht Produktivität verloren. Es entsteht ein Nadelöhr in der Fertigung, welches die gesamte Produktion bremst.

Mittels einer entsprechenden WIP-Auswertung können Sie stark ausgelastete Arbeitsplätze identifizieren und entsprechend handeln: Gibt es möglicherweise Mitarbeitende, die unterstützen können? Oder müssen eventuell neue Teammitglieder eingestellt werden? Indem Unternehmen die Auslastung des gesamten Teams und zu jedem Zeitpunkt im Blick haben und optimal ausnutzen, ist eine hoch effiziente Produktion garantiert.

Grundlage für das Management von Produktionsaktivitäten in einer Vielzahl von Fertigungsumgebungen

Verschiedene Fertigungsumgebungen verlangen unterschiedliche Produktionsaktivitäten. Das kann insbesondere bei mehreren Fertigungsumgebungen in einem Unternehmen zu einer Herausforderung werden. Dementsprechend ist es wichtig, dass Unternehmen einen genauen Überblick über Ihre einzelnen Aktivitäten haben.

Werksdokumentation und Auftragsarchivierung

Die Werte der Lagerzu- und -abgänge werden in den verschiedenen Arten von Produktionsartikel-Lagerbestand ebenso wie für gekauften Lagerbestand erfasst. Bei jeder Bestandserhöhungs- oder -minderungstransaktion werden ein Artikelposten und ein entsprechender Sachposten für den Betrag erstellt.

Das hilft Ihnen vor allem im Nachgang eines Produktionsauftrags dabei, alle Positionen nachzuvollziehen. Das erleichtert Ihnen beispielsweise die jährliche Inventur oder auch die Bearbeitung von Aufträgen, die vergangenen Projekten ähneln.

Mit aussagekräftigen Auswertungen den Unternehmenserfolg ankurbeln!

Gerade für KMU ist ein umfassender Überblick der die gesamte Produktion und ihre Bestandteile von unermesslichem Wert. Das geht nur mit aussagekräftigen Auswertungen von verschiedenen Schritten. Die Umsetzung all dieser Analysen, die moderne Produktionen leisten müssen, ist heute ohne die Unterstützung eines ERP-Systems nicht mehr vorstellbar.