Lösungen für den Einkauf

Der Einkauf ist für den Beschaffungsprozess im Unternehmen zuständig. Ihre Aufgaben umfassen die Suche nach Lieferanten, die Verhandlung von Einkaufskonditionen, die Auswahl und Bestellung von Waren oder Dienstleistungen, die Überwachung der Lieferungen und die Sicherstellung der Qualität. Sie tragen zur Kostenoptimierung und Versorgungssicherheit des Unternehmens bei.

Den Einkauf mit Monitor ERP G5 optimieren!

Das Modul Einkauf unterstützt Sie im gesamten Einkaufsprozess, bereits von der Anfrage bis zu fälligen Zahlungen. Hier registrieren Sie Ihre Lieferanten, verwenden SRM, erstellen Anfragen, Einkaufsaufträge, generieren Etiketten und nehmen zudem die Wareneingangskontrolle vor. Sie erfassen Lieferantenrechnungen, verwalten Lieferantenverbindlichkeiten, die Zahlung von Rechnungen sowie die Nachverfolgung durch Einkaufsstatistiken, Lieferantenauswertung und Auftragsbestand.

Wir stellen Ihnen dafür alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, damit Sie in Ihrer Branche erfolgreich sind:

Lieferantenstamm mit Supplier-Relationship-Management (SRM)

Den Überblick haben bei den Lieferanten: Dies ist der Motor im Einkauf, hier verwalten Sie die Kommunikation und spezifische Settings und Einstellungen für Ihre Lieferanten. Sie können dabei auf einfache Weise Aktivitäten anlegen, Aktivitäten protokollieren und Ihre E-Mail-Korrespondenz nachverfolgen. Wenn Sie beispielsweise einen eingetragenen Lieferanten entfernen, erhalten Sie von Monitor G5 Unterstützung. Es wird stets eine Kontrolle in Anfragen, Einkaufsaufträgen, Rechnungen, Lieferantenverbindlichkeiten, Lieferantenverknüpfungen und Lohnfertigungslieferanten einer Work Group durchgeführt, so dass direkt festgestellt wird, ob der betreffende Lieferant nicht an einer dieser Stellen vorkommt und dann hier berücksichtigt werden muss.

Anfragen an Lieferanten – erfassen, versenden, überwachen

Sie möchten Antworten haben auf die Frage, was etwas kostet und wann es geliefert werden kann. Genau dies führen Sie mit dieser Funktion durch. Häufig werden mehrere Anfragen an gleichwertige Lieferanten versendet, um das am besten geeignete Angebot auswählen zu können. Sie können dabei vorhandene Anfragen aktualisieren oder entfernen. Bei einer Aktualisierung können Sie den Status der Anfrage wechseln, wenn Sie vom Lieferanten eine Antwort erhalten haben, oder alternativ die Anfrage in einen Einkaufsauftrag umwandeln, ob für den gesamten Auftrag oder für einzelne Zeilen. Sie können eine Anfrage auch in eine neue „verbundene“ Anfrage einkopieren, etwa, wenn Sie die Anfrage zurückziehen oder eine Kopie an einen anderen Lieferanten senden möchten.

Einkaufsauftrag

Hier haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Aufträge im Einkauf. Sie erstellen neue, ändern oder entfernen vorhandene Aufträge. Es ist einfach, und Sie können zudem Einkaufsaufträge auf verschiedene Art und aus verschiedenen Quellen erstellen. Sie Können:

Sie können zudem auch Einkaufsaufträge aus Produktionsaufträgen generieren, aufrufen und ändern. Es können Auftragszeilen hinzugefügt oder entfernt, die Anzahl oder das Lieferdatum ändern etc..

Anlieferungen, Drucken von Paletten-Etiketten, Eingangskontrolle

Mit Monitor G5 werden Anlieferungen zum Kinderspiel. Sie können bei einer Anlieferung auf einfache Weise mehrere Kriterien aufrufen, wie etwa Ihre eigene Artikel- und Auftragsnummer oder die Artikelnummer des Lieferanten. Beim Eingang drucken Sie Paletten-Etiketten aus und befestigen diese direkt am Packstück bevor es ins Lager geht, so sind alle nötigen Information schnell überschaubar.

Paletten-Etiketten können Sie mit dem Monitor-Editor in unterschiedlichen Größen ausdrucken und auswählen, was auf den Etiketten ausgewiesen sein soll. Haben Sie einen neuen Lieferanten, möchten Sie zunächst vielleicht sicherstellen, dass Sie die korrekte Ware in der richtigen Anzahl erhalten haben. Dafür wählen Sie die Option „Empfangskontrolle“ für neue Anlieferungen. Auch können Sie einstellen, ob Sie in Abständen Kontrollen eines Lieferanten durchführen möchten, um zu prüfen, ob der Lieferant die von Ihnen erwartete Qualität hält. Für alle diese Vorgänge erhalten Sie die Unterstützung des Systems.

Lieferantenrechnungen erfassen, mit Einkaufsauftrag verknüpfen

Das System unterstützt Sie dabei, den Eingang neuer Lieferantenrechnungen zu erfassen, vorhandene Rechnungen zu ändern, gutzuschreiben oder zu stornieren. Sie können den Eingang von Rechnungen für Zahlungen, Gutschriften und Zinsrechnungen erfassen. Auch endgültige Buchungen von Rechnungen können Sie hier vornehmen. Die Eingangserfassung von Lieferantenrechnungen erfolgt dabei manuell oder mit Rechnungen aus XML-Dateien, die per E-Mail von Lieferanten eingegangen sind (Monitor-to-Monitor) und die Sie mit dieser Funktion importieren. Es können mehrere Anwender gleichzeitig in der Erfassung von Lieferantenrechnungen arbeiten.

Sie können auch Einkaufsaufträge mit Lieferantenrechnungen verknüpfen. Einkaufsaufträge, die von einem bestimmten Lieferanten geliefert wurden, sind sichtbar. Die Auftragszeilen sind in den Einkaufsaufträgen zu sehen, die als „einbeziehen“ markiert sind. Dabei legen Sie fest, welche Auftragszeilen mit der Lieferantenrechnung verknüpft werden sollen. Preise, Rabatt, Steuer-Code und Buchung können in jeder Auftragszeile aktualisiert werden.

Lieferantenverbindlichkeiten

Unter Lieferantenverbindlichkeiten haben Sie dabei die Kontrolle über alle eingehenden Lieferantenrechnungen. Rechnungen werden erfasst, zur Abstimmung mit den Einkaufsaufträgen verknüpft und zur Genehmigung verschickt. Die Zahlungen werden zudem manuell oder per Dateiübertragung an Ihre Bank übermittelt. In unterschiedlichen Berichten sehen Sie den Status aller Rechnungen und kommender Auszahlungen.

Nachverfolgung durch z.B. Einkaufsstatistik und Lieferantenauswertung

In Monitor ist es dabei ein Leichtes, durch den Einsatz von BI ein schlüssiges Bild über die Statistik in Ihrem Einkauf zu erhalten. Sie können etwa eine Statistik für einen bestimmten Zeitraum oder über einen bestimmten Lieferanten oder einen bestimmten Artikel abrufen. Auch können Sie die Lieferantenfakturierung grafisch in einem Diagramm ansehen – oder Sie definieren zudem eine eigene Ansicht mit genau den für Sie relevanten Inhalten!

Zudem ist es wichtig, die Liefersicherheit Ihrer Lieferanten durchgehend überschauen zu können. Sie können dabei die Ausschussquote von erfolgten Lieferungen ermitteln, und es sind unterschiedliche Einstellungen vorhanden, mit denen die Liefersicherheit festgestellt werden kann. Die Liefersicherheit kann auf erfolgten Lieferungen oder auf Auftragszeilen-Ebene basieren und zeigt Lieferungen an, die pünktlich eingegangen sind. In der Summe kann die Liefersicherheit angezeigt werden als das Verhältnis zwischen pünktlich geliefert, zu früh und zu spät.