Risiko runter, Rendite rauf! Darum benötigen Sie eine Vorkalkulation in ihrem produzierenden Unternehmen

Die Verantwortung eines angestellten Geschäftsführers für den wirtschaftlichen Erfolg eines produzierenden Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung, da er oder sie maßgeblich dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen und langfristigen Erfolg sicherzustellen.

Darum benötigen Sie eine Vorkalkulation in produzierenden Unternehmen

Welche Hauptverantwortlichkeiten hat ein Geschäftsführer?

Das sind die Hauptverantwortlichkeiten:

Strategische Planung
Operative Führung
Finanzielle Performance
Effiziente Produktion
Qualitätskontrolle
Marktanalysen
Personalmanagement
Risikomanagement
Kundenbeziehungen
Berichterstattung

In diesem Beitrag möchten wir darüber informieren, wie eine Vorkalkulation in ihrem produzierenden Unternehmen auf die Arbeit im Bereich Risikomanagement und Finanzielle Performance einzahlt.

Was bedeutet Finanzielle Performance?

Ein zentraler Aspekt der Verantwortung ist die Gewährleistung einer gesunden finanziellen Performance. Der Geschäftsführer muss dafür sorgen, dass das Unternehmen rentabel ist, die Kosten kontrolliert werden, Investitionen vernünftig geplant werden und der Cashflow ausreicht, um die laufenden Betriebskosten zu decken.

Was bedeutet Risikomanagement?

Die Geschäftsführung muss Risiken erkennen, bewerten und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung entwickeln. Dies kann von externen Marktveränderungen bis hin zu internen operativen Herausforderungen reichen.

Zahlen, Daten & Fakten als Grundlage für die Geschäftsführertätigkeit

Wenn Sie nun diesen Aufgaben nachkommen wollen, benötigen Sie dafür fundierte Zahlen, die passenden Daten und entsprechende Fakten für die Entscheidung. Wenn Sie beispielsweise als produzierendes Unternehmen im Projektgeschäft tätig sind, und Auftragsfertigung oder Einzelfertigung machen, dann haben Sie ein besonders hohes Risiko, dass Sie meist nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen können. Um so wichtiger ist daher eine Vorkalkulation, damit Sie einen optimalen Soll-Zustand kalkulieren können.

Denn, die Vorkalkulation setzt mit den Werten den Soll-Zustand und während des Projektverlaufs werden diese mit dem Ist-Zustand verglichen. Bei negativen Abweichungen kann schnell gehandelt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Was ist eine Vorkalkulation?

Eine Vorkalkulation, auch als Kostenvorkalkulation oder Kostenkalkulation bezeichnet, ist ein wichtiger Schritt im betriebswirtschaftlichen Prozess eines Unternehmens, insbesondere in Bezug auf die Produktion von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen. Sie bezieht sich auf die Schätzung der Kosten, die im Vorfeld einer Produktion oder eines Projekts entstehen werden. Die Vorkalkulation dient dazu, eine Vorstellung von den erwarteten Kosten zu erhalten, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Preisgestaltung, die Budgetierung und andere geschäftliche Entscheidungen zu schaffen.

Die Schritte bei der Erstellung einer Vorkalkulation umfassen normalerweise:

Erfassung von Kostenpositionen: Hier werden alle Kostenarten identifiziert, die im Zusammenhang mit dem geplanten Projekt oder der Produktion anfallen könnten. Dazu gehören Materialkosten, Arbeitskosten, Gemeinkosten, Maschinen- und Anlagenkosten, Verwaltungskosten, Marketingkosten und eventuell weitere spezifische Ausgaben.
Kostenschätzung: Für jede Kostenposition werden Schätzungen erstellt. Dies kann auf historischen Daten, Erfahrungswerten, Marktanalysen und internen Schätzungen basieren. Es ist wichtig, so präzise wie möglich zu sein, um realistische Ergebnisse zu erzielen.
Zusammenführung der Kosten: Die geschätzten Kosten werden addiert, um den gesamten erwarteten finanziellen Aufwand für das Projekt oder die Produktion zu ermitteln.
Zuschlag von Gewinnmarge: Zu den ermittelten Kosten wird normalerweise eine Gewinnmarge hinzugefügt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen eine angemessene Rendite erzielt. Die Höhe der Gewinnmarge hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich Wettbewerbsfaktoren, Marktpreisen und Unternehmenszielen.
Preisbildung: Basierend auf den geschätzten Kosten und der hinzugefügten Gewinnmarge wird der Verkaufspreis festgelegt. Dieser Preis sollte den Marktbedingungen und der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens angemessen entsprechen.

Die Vorkalkulation ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht nur die Kosten angemessen berücksichtigt, sondern auch einen angemessenen Gewinn erzielt. Eine ungenaue Vorkalkulation kann zu Problemen wie unerwarteten Verlusten oder unrealistischen Preisen führen, die Kunden abschrecken könnten.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Vorkalkulation eine Schätzung ist und dass während der tatsächlichen Durchführung des Projekts oder der Produktion Abweichungen auftreten können. Deshalb ist eine regelmäßige Überprüfung der Kalkulation und eine Anpassung an veränderte Umstände und Informationen notwendig.

Die Vorteile einer Vorkalkulation im Überblick

Die Vorkalkulation bietet mehrere Vorteile für Unternehmen und Organisationen, insbesondere in den Bereichen Produktion, Dienstleistungserbringung und Projektmanagement. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Realistische Preisgestaltung: Durch die Schätzung und Berücksichtigung der erwarteten Kosten können Unternehmen realistische Preise für ihre Produkte oder Dienstleistungen festlegen. Dies hilft, Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten und gleichzeitig eine angemessene Rendite zu erzielen.
Gewinnmaximierung: Die Vorkalkulation ermöglicht es Unternehmen, eine angemessene Gewinnmarge zu berücksichtigen, um ihre Rentabilität zu erhöhen und Gewinne zu maximieren.
Budgetierung: Vorkalkulationen sind entscheidend für die Erstellung von Budgets. Unternehmen können anhand der geschätzten Kosten und der erwarteten Einnahmen ihre Ausgaben planen und sicherstellen, dass sie finanziell verantwortlich handeln.
Entscheidungsgrundlage: Eine solide Vorkalkulation bietet eine fundierte Grundlage für geschäftliche Entscheidungen. Sie hilft bei der Beurteilung der Rentabilität von Projekten, der Auswahl zwischen verschiedenen Produktionsmethoden oder der Entscheidung über Investitionen.
Risikomanagement: Durch die Schätzung und Identifizierung von Kostenpositionen können potenzielle finanzielle Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden.
Transparenz: Eine klare Vorkalkulation ermöglicht es allen relevanten Stakeholdern, von Führungskräften bis hin zu Investoren, die finanziellen Auswirkungen eines Projekts oder einer Produktion zu verstehen.
Vermeidung von Verlusten: Eine genaue Vorkalkulation hilft dabei, unerwartete Kosten oder Verluste zu vermeiden, da sie einen klaren Überblick über die zu erwartenden Ausgaben bietet.
Kundenbeziehungen: Eine realistische Vorkalkulation kann zu fairen Preisen führen, die Kunden als angemessen empfinden. Dies trägt zur Kundenbindung und Zufriedenheit bei.
Vermeidung von Überproduktion: In der Produktion kann eine Vorkalkulation dazu beitragen, die erforderliche Menge an Materialien und Ressourcen genauer zu planen, um Überproduktion zu vermeiden.
Effizienzsteigerung: Durch die Berücksichtigung von Kosten und Ressourcen in der Vorkalkulation können Unternehmen ihre Produktions- und Betriebsprozesse optimieren, um eine höhere Effizienz zu erzielen.

Insgesamt trägt die Vorkalkulation dazu bei, die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu sichern, fundierte Entscheidungen zu treffen, Kosten im Griff zu behalten und letztendlich den wirtschaftlichen Erfolg zu fördern.

Soll & Ist-Steuerung im Projekt dank Werte aus der Vorkalkulation

Wurde im Vorfeld eines Projektes oder Auftrages eine Vorkalkulation erstellt, dient dies nun als Vorlage für die Projektsteuerung bzw. Auftragsüberwachung. Die Soll-Werte geben dabei die Vorgabe und die erfassten Ist-Werte die Echt-Daten zum Vergleich. Bei Abweichungen können Sie nun als Geschäftsführer handeln und damit das unternehmerische Risiko minimieren und die Rendite hochhalten.

Bleibt nur eine Frage: Wo bekommen Sie die ganzen Daten? Und wo geben Sie diese Daten ein? Hier können wir von 5CUBE weiterhelfen. Mit unserer Expertise für kaufmännische Softwarelösungen bauen wir mit Ihnen ein System auf, dass schnell und einfach Vorkalkulation ermöglicht und anschließend in der Projekt- bzw. Auftragsüberwachungen auch die Ist-Daten ermittelt. Mit einem System von 5CUBE haben Sie ihr unternehmerisches Risiko besser im Griff als in Excel. Garantiert!

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Fazit: Vorkalkulation gut, alles gut!

Eine Vorkalkulation schafft Soll-Werte für ein kalkuliertes Risiko und definierte Rendite. Die Vorkalkulation liefert die richtigen Werte für die Projektsteuerung. Mit dem richtigen Blick auf Soll- & Ist-Werte kontrollieren Sie als Geschäftsführer das Risiko und sichern so die Rendite. Und wenn Sie das mit einem System von 5CUBE aufsetzen, kostet Sie das auch weniger Arbeit als Sie denken und sind definitiv auch schneller als mit Excel.

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