Eine erfolgreiche Vor- & Nachkalkulation in der Produktion

Eine erfolgreiche Vor- & Nachkalkulation in der Produktion

Die Arbeitswelt verändert sich und eine rentable Fertigung wird für produzierende Unternehmen immer erfolgsentscheidender. Grundsätzlich dienen Kalkulationen zur Ermittlung der Fertigungskosten von Baugruppen und Produktionsaufträgen. Sie sind ein wichtiges Planungs- und Kontrollinstrument in vielen Fertigungen und bilden auch die Grundlage für die Preisfindung. Mit Hilfe von Vor- und Nachkalkulationen können Sie Schwachstellen im Fertigungsablauf identifizieren und daraus Maßnahmen ableiten, die zu Effizienzsteigerungen und Kostenersparnissen innerhalb der Fertigung führen. Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag besonders die Vor- und Nachkalkulation vor.

Warum sind Kalkulationen in der Produktion so wichtig?

Wie führen Sie Ihre Produktionsplanung durch? Nahezu jedes produzierende Unternehmen legt einem Auftrag eine oder mehrere Kalkulationen zugrunde. Die Vor- und Nachkalkulation sind dabei die wichtigsten Kalkulationen im Produktionsunternehmen.

Mit der Vor- oder Angebotskalkulation können Sie Mengen, Zeitaufwand und Kosten Ihrer Fertigung bestimmen. Hieraus ergibt sich für Sie und Ihre Kunden oder Partner bei einem Auftrag der verbindliche Preis eines Produkts. Nach Abschluss des Auftrags folgt die Nachkalkulation. Sie zeigt auf, ob die Vorkalkulation mit den tatsächlichen Produktionsbedingungen übereingestimmt hat. Wenn Vor- und Nachkalkulation erheblich differieren, müssen Sie detaillierte Ursachenforschung betreiben, den Kostenüberschreitungen reduzieren den Gewinn Ihres Unternehmens.

Was ist Produktionsplanung?

In der heutigen schnelllebigen Zeit müssen Produktion und Logistik immer flexibler werden. Das Ziel ist eine hohe Lieferfähigkeit von Produkten und Dienstleistungen. Perfekt und individuell geplante Produktionsabläufe tragen zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen in verschiedenen Bereichen bei. Indem Sie und Ihr Unternehmen komplexe Produktionsabläufe sorgfältig planen, können Sie Fehlbestände vermeiden, Umsätze maximieren, termingerecht liefern und Ihre Kundenzufriedenheit erhöhen.

Produktionsplanung

Was ist Vorkalkulation?

Bereits bevor Sie einen neuen Fertigungsauftrag beginnen, führen Sie die Vorkalkulation durch. Sie ist eine Kalkulation von Preisen noch nicht erstellter Produkte und immer produkt- oder auftragsindividuell. Die Vorkalkulation soll alle bei der Leistungserstellung anfallenden Kosten möglichst vollständig und betragsmäßig richtig erfassen und so der Ermittlung der Selbstkosten, des Angebotspreises und der Preisuntergrenze dienen sowie bei gegebenen und angenommenen Preisen den erzielbaren Deckungsbeitrag ausweisen.

Anders als bei der Nachkalkulation, basiert die Vorkalkulation oft auf Schätz- und Erfahrungswerten. Diese werden unter anderem aus technischen Unterlagen zum Produkt (Bsp.: Stücklisten), erwartenden Ausschussquoten oder der Bearbeitungszeit gewonnen.

Ressourcenplanung

Wofür benötigen Sie Stücklisten in der Produktion?

Der Produktionsablauf ist einer der wichtigsten und grundlegendsten Vorgänge für produzierende Unternehmen. Die Angaben, die Sie in Stücklisten hinterlegen – wie etwa Operations-, Rüst- und Durchlaufzeiten, Material, Mengen, Preise etc. – sind wichtige Informationen, die die Grundlage weiterer Anwendungen darstellen z.B. Kalkulationen, Bedarfsrechnungen und Belegungspläne. Wenn nicht von Beginn an eine Übersicht über alle Einzelteile erstellt wird, kann das zu Problemen führen und die gesamte Fertigung in Gefahr geraten. Im schlimmsten Fall können Produkte aufgrund fehlender Teile nicht rechtzeitig fertiggestellt werden und die Effizienz der Produktion leidet.

Die Vorkalkulation muss nicht vor jedem Auftrag erfolgen. Zwingend notwendig ist sie aber vor der Neuproduktion eines bestimmten Produktes oder in Betrieben mit Einzelfertigung vor der Abgabe des individuellen Angebots.

Einsatzmöglichkeiten der Vorkalkulation

  • Einzelfertigungen
  • Neuproduktion eines Produktes
  • Angebotserstellung
  • Beurteilung von Marktpreisen (kurzfristige und langfristige Preisuntergrenze)
  • Überführung einer Vorserienproduktion in eine Massenproduktion

Was ist Nachkalkulation?

Während die Vorkalkulation ein Soll-Ergebnis – optional mit beabsichtigter Gewinnspanne – liefert, enthält die Nachkalkulation das tatsächliche Ergebnis (Ist-Ergebnis). Die Nachkalkulation ist daher eine der wichtigsten Kalkulationen in Produktionsunternehmen, da mit ihr überprüft wird, ob das in der Vorkalkulation angestrebte Ziel erreicht wurde.

Die Nachkalkulation ist gerade bei Auftragsfertigungen essenziell, wie sie im Handwerk häufig ist. Bei ihr geht es darum, die nach Beendigung der Produktion oder des Auftrages entstandenen Ist-Kosten zu bestimmen. Durch die Nachkalkulation soll daher zum einen ermittelt werden, ob die vorkalkulierten Kosten eingehalten oder überstiegen worden sind. Zum anderen, welche Beiträge einzelne Produkte oder Aufträge zum Gewinn beigesteuert haben.

Bei wiederkehrenden Aufträgen wird oft eine Nachkalkulation nicht jedes Mal durchgeführt. Jedoch können Veränderungen nur dann rechtzeitig festgestellt werden, wenn die Nachkalkulation kontinuierlich erfolgt. Negative Folgen bei fehlender Durchführung sind Verluste, die ein Unternehmen unter Umständen nur schwer ausgleichen kann.

Funktionen der Nachkalkulation

  • Kontrolle der Vorkalkulation
  • Bereitstellung von Daten und Unterlagen zur Durchführung künftiger Vorkalkulationen
  • Berechnung der tatsächlichen Gewinnspanne (Ist-Gewinnspanne)
  • Kostenermittlung- und Kontrolle abgeschlossener Aufträge

Kalkulationen in MONITOR ERP G5

Grundlage jeder Kalkulation im Unternehmen bildet ein modernes und produktionsnahes ERP-System wie MONITOR G5 ERP. Die passende Unternehmenssoftware unterstützt Sie mit entsprechenden Funktionen für eine genaue Vor- und Nachkalkulation in der Produktion. Denn ob Sie rentabel arbeiten oder sich ein Auftrag im Nachhinein als Verlustgeschäft entpuppt hat, erkennen Sie nur mit entsprechender Software. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Vor- und Nachkalkulation in MONITOR G5 ERP vor.

Vorkalkulationen in MONITOR ERP G5

Die Vorkalkulation in MONITOR G5 ERP sollte regelmäßig für alle gefertigten Teile durchgeführt werden. Hierfür können Sie individuell Ihre Einstellungen für die Vorkalkulation im System festlegen.

Dabei stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Neue Kalkulation: Unter Neukalkulation stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten bezüglich Preistypen und Kosten für Material und Vorgänge und Gewinnaufschlag zur Verfügung. Diese wirken sich auf das Ergebnis der Kalkulation aus.
  • Vorhandene Kalkulation: Unter Vorhandener Kalkulation können Sie bereits gespeicherte Vorberechnungen für Teile sehen. Es wird keine Berechnung oder Aktualisierung vorgenommen, damit können Sie Preisvergleiche durchführen und den Einstands-/Angebotspreis in einem Preistyp für Teile speichern.
  • Legierungskosten berechnen: Damit können Sie die Legierungskosten auf der Grundlage der Produktstrukturen berechnen. Die Legierungskosten werden aggregiert und auf den Hauptteilen gespeichert, genauso wie bei einer neuen Berechnung.
Mit Hilfe von Vor- und Nachkalkulationen können Sie Schwachstellen im Fertigungsablauf identifizieren und daraus Maßnahmen ableiten.

Nachkalkulationen in MONITOR ERP G5

Die zweite wichtige Kalkulation, die Sie mit MONITOR G5 ERP durchführen können, ist die Nachkalkulation. Zweck dieses Verfahrens ist es, eine finanzielle Nachkalkulation durchführen zu können, nachdem ein Produktionsauftrag hergestellt worden ist. Hier vergleichen Sie die Plankosten mit den Ist-Kosten in MONITOR G5 ERP.

Die Nachkalkulation erfolgt auf Auftragsebene. Das verwendete Material wird dabei zum Standardpreis (Selbstkostenpreis) in die Kalkulation mit einbezogen. Auch werden sowohl bei Vor- als auch Nachkalkulation die Kosten für die Operationen/Workcenter in Kombination der geplanten/gemeldeten Zeiten berücksichtigt

Nachkalkulationen können im System für Aufträge dabei unabhängig vom Auftragsstatus durchgeführt werden. Bei Produktionsaufträgen werden die Kosten dabei entweder pro Stück oder auch für die gesamte produzierte Menge ermittelt. Plankosten werden dabei auf die gleiche Weise wie in der Vorkalkulation ermittelt.

Die eingebauten Teile werden in der Regel nach dem Standardpreis bewertet, der bei der Auftragsregistrierung oder beim Berichtswesen angewendet wurde. Es ist jedoch auch möglich, nach der aktuellen Preisalternative zu bewerten.

Genau wie bei der Vorkalkulation können Sie auch bei der Nachkalkulation individuelle Einstellungen im System vornehmen.

Dabei stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, festlegen, ob Sie eine Nachkalkulation von Produktionsaufträgen oder eine Durchschnittspreisberechnung von Teilen aus mehreren Fertigaufträgen durchführen wollen:

Mit Hilfe von Vor- und Nachkalkulationen können Sie Schwachstellen im Fertigungsablauf identifizieren und daraus Maßnahmen ableiten.

  •  Gesamt nach Auftrag: Mit dieser Listenart führen Sie eine Nachkalkulation von Produktionsaufträgen mit Status 4 (fertig) oder höher durch. Sie können aber auch Aufträge mit Status 3 (in Arbeit) einbeziehen, um die Kosten zu sehen, die sie bisher verursacht haben. Diese Listenart ist standardmäßig ausgewählt, wenn Sie das Verfahren starten.
  • Artikel (Durchschnittspreisberechnung: Diese Listenart bedeutet, dass Sie eine Durchschnittspreiskalkulation für Teile in Produktionsaufträgen durchführen können. Diese Aufträge müssen jedoch den Status 4 (fertig) oder höher haben.

Fazit: Langfristiger Unternehmenserfolg mit Kalkulationen

In einer volatilen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, einen genauen Überblick über die einzelnen Prozesse und Vorgänge zu haben. Die Welt befindet sich im Wandel und Unternehmen, die gestern noch erfolgreich waren, haben heute Probleme und kämpfen ums Überleben. Wirklich langfristige Unternehmenserfolg lässt sich nur mit einem genauen Überblick über sämtliche Aufträge und Ressourcen behalten. Essenziell sind dabei Kalkulationen. Gerade Vor- und Nachkalkulationen sorgen dafür, dass Aufträge rentabel sind und sich hinterher nicht als Kostenfalle zu erkennen geben.

Susanne Harten, ERP-Beraterin bei 5CUBE.digital

„Über die Relevanz von Vor- und Nachkalkulationen muss in der heutigen Produktionswelt nicht mehr diskutiert werden. Sie sind entscheidend für den Erfolg von fertigenden Unternehmen. Egal ob kleine Unternehmen oder große Betriebe mit komplexen Fertigungen: ohne IT-Unterstützung sind aussagekräftige Vor- und Nachkalkulationen nicht mehr umsetzbar. Deshalb empfehlen wir unseren Kunden immer MONITOR G5 ERP, denn das System ist für die Fertigungs- und Produktionsplanung optimiert“

Susanne Harten, ERP-Beraterin bei 5CUBE.digital

Weiterführender Beitrag: Einstieg in die auftragsorientierte Bedarfsermittlung

In produzierenden Unternehmen mit einer Materialwirtschaft zählt die Bedarfsermittlung zu den wichtigsten Grundlagen. Sie trägt dazu bei, dass die Versorgung eines Unternehmens mit den entsprechenden Ressourcen und Materialien sichergestellt ist. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über das Thema der Bedarfsermittlung – insbesondere die auftragsorientierte Bedarfsermittlung – und zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.