Mitarbeiter in Unternehmen sind tagtäglich mit vielen verschiedenen Geschäftsprozessen und -abläufen konfrontiert. Deren Bearbeitung erfordert hohen Aufwand. Um die Abwicklung verschiedener Geschäftsprozesse möglichst einfach und schnell zu gestalten, bieten moderne ERP-Lösungen vorkonfigurierte Workflows, wie beispielsweise Genehmigungsworkflows. Diese Genehmigungsworkflows sind eine mächtige Unterstützung für Unternehmen, denn sie vereinfachen bestimmte Prozesse und sparen wertvolle Ressourcen. Häufig lassen sich zudem weitere individuelle Workflows definieren und hinzufügen. In diesem Beitrag widmen wir uns daher dem Thema Genehmigungsworkflows und stellen Ihnen die Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) in MONITOR G5 ERP vor.
Was ist ein Genehmigungsworkflow?
Workflows dienen in ERP-Systemen dazu, einfache Schritte um Hintergrund automatisiert ausführen zu lassen. Dabei sind Workflows so zu verstehen, dass diese auf eine Aktion des ERP-Systems mit einer Reaktion reagieren. Die wohl bekanntesten Workflows sind die Genehmigungsworkflows mit deren Hilfe komplexe Genehmigungsverfahren abgebildet werden können.
Ein Genehmigungsworkflow ist dabei ein bestimmter Geschäftsprozess, der die Genehmigung eines anderen Mitarbeiters erfordert, bevor er fortgesetzt oder abgeschlossen werden kann. Viele Unternehmen verwenden ERP-Software, um Genehmigungsworkflows zu automatisieren.
Ein Einsatzbeispiel liefert der Einkauf: Sie können einen Genehmigungsworkflow so einrichten, dass eine Einkaufsbestellung nicht freigegeben werden darf, wenn deren Wert einen gewissen Betrag erreicht hat.
Genehmigungsworkflows funktionieren mithilfe bestimmter Kriterien. Diese können zum Beispiel Transaktionsbeträge, der potenzielle Wert eines Verkaufs und der Typ des Mitarbeiters sein, der die Aufgabe bearbeitet. Andere Kriterien, die eine Genehmigung auslösen können, bestreffen die Dauer für einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Aufgabe, die ein Mitarbeiter ausführt. Es können auch mehrere Kriterien kombiniert werden, um eine Genehmigung auszulösen.
Konkretes Anwendungsbeispiel für Genehmigungsworkflows
Das Verwalten und Buchen von Rechnungen bindet in vielen Unternehmen Ressourcen und kann Fehler hervorrufen. Ein Beispiel für die Prozessautomatisierung durch einen Genehmigungsworkflow ist daher eine automatischere Eingangsrechnungsverwaltung. Ein Genehmigungsworkflow bildet den gesamten Rechnungsprozess ab und umfasst damit das automatische Buchen einer Einkaufsrechnung, nachdem diese freigegeben wurde. Nach der Buchung nach der Buchung der Einkaufsrechnung erfolgt automatisch eine neue Zeile im Zahlungsausgangs-Buchblatt . Diese Automatisierungen können den Zeitaufwand erheblich reduzieren, da einzelne Arbeitsschritte nicht mehr manuell angestoßen werden müssen.
Weitere Einsatzmöglichkeiten von Genehmigungsworkflows
- Prüfung von Einkaufsbestellungen
- Abwicklung der Auftragsverwaltung
- Verwaltung von wichtigen Ressourcen, wie Urlaubsplanung bei Mitarbeitern
- Freigabe von Dokumenten
- Erstellen und Versenden eines Berichtes
Die Eingangsrechnungsverarbeitung in MONITOR
Auch MONITOR G5 ERP bietet Unternehmen automatisierte Unterstützung bei der Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV). Ein Genehmigungsworkflows automatisiert dabei den kompletten Rechnungsfluss: Das beginnt bereits bei der Registrierung eines Auftrags und umfasst sämtliche Schritte über die Verknüpfung mit der Bestellung und die Autorisierung bis hin zur endgültigen Buchung der Rechnungen.
Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung:
Die elektronische Verwaltung von Lieferantenrechnungen durch die ERV vereinfacht den kompletten Rechnungsprozess und macht ihn sicherer und effizienter. Wenn die jeweiligen Bedingungen des Workflows erfüllt sind, gleicht er die Rechnungen automatisch ab und Sie müssen nur noch die Eingangsrechnung zur endgültigen Buchung freigeben. Sie können die Eingangsrechnungsverarbeitung sogar noch weiter optimieren und obendrein die endgültige Buchung automatisch den Genehmigungsworkflow durchführen lassen.
Die Funktionsweise der ERV in MONITOR G5 ERP:
Der ERV-Genehmigungsworkflow in MONITOR G5 startet mit einer Lieferantenrechnung: Sobald die e in digitaler Form vorliegt muss nur noch der Bruttobetrag im System erfasst werden und das MONITOR G5 ERP gleicht die Rechnung automatisch mit der entsprechenden Bestellung ab.
Bei einer vollständigen Übereinstimmung – unter Berücksichtigung von Ausnahmen und Betragsgrenzen – kann die Rechnung direkt zur endgültigen Buchung freigegeben werden.
Stellt der Workflow dabei Abweichungen fest, welche über die in den Systemeinstellungen hinterlegten Werte hinausgehen, wird die Rechnung zur Freigabe gesendet. Die ERV sendet die Rechnung dabei zunächst an den hinterlegten Lieferantenbeauftragten und dann an die in der Bestellung angegebene Referenz. Sie können hier auch Ausnahmen für bestimmte Lieferanten festlegen.
Besteht keine dieser Verknüpfungen, können Sie die Rechnung auch manuell über eine Berechtigungsliste freigeben lassen. Der entsprechende Beteiligte erhält dabei eine Benachrichtigung über sein Postfach, von wo aus er die Rechnung mit einem einfachen Klick direkt verwalten kann. Die während der Genehmigung an der Rechnung vorgenommenen Anpassungen in Bezug auf Preis und Rechnungsstellung werden automatisch erfasst und müssen bei der endgültigen Buchung nur noch genehmigt werden, damit die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden kann.
Erfahren Sie mehr über MONITOR G5 ERP
MONITOR G5 ist bereits die fünfte Generation von MONITOR. Das System besteht dabei aus den Modulen Produktion, Einkauf, Verkauf, Lager, Zeiterfassung und Rechnungswesen. In diesen Modulen sind Funktionen verfügbar, um alle Aktivitäten, die in einem produzierenden Unternehmen auftreten, zu verwalten.
Fazit: Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung mit Genehmigungsworkflows
Automatisierungen können den Zeitaufwand im Unternehmen reduzieren, da einzelne Arbeitsschritte nicht mehr manuell angestoßen werden müssen. Ein gutes Workflow-Management ist nicht nur ungemein wichtig für die Produktivität eines Teams, es schafft auch mehr Transparenz und optimiert den Ressourceneinsatz. Genehmigungsworkflows sind dafür ein gängiges Mittel.
Susanne Harten, ERP-Beraterin bei 5CUBE.digital
Wenn Prozesse im Unternehmen verschiedene Schritte umfassen, führt das schnell zu Problemen: Fehler schleichen sich ein und Genehmigungen verzögern den Fortlauf des Arbeitsablaufes. Dabei kann mit einem modernen ERP-System wie MONITOR G5 ERP schon viel vereinfacht werden! Wir haben bei unseren Kunden die Erfahrung gemacht, dass die Eingangsrechnungsverwaltung ein sehr oft genutztes Feature ist. Viele Unternehmen realisieren die Vorteile erst, wenn sie diese auch sehen. Daher würde ich jedem raten, Genehmigungsworkflows einzuführen und zu testen.
So können Sie Ihre Prozesse optimieren!
Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt das Thema Prozessoptimierung immer mehr an Bedeutung. Zudem hat die Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt, welch wichtige Rolle, nahtlose digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes, spielen. Unternehmen, die sich zum Ziel gesetzt haben, ein ERP-System einzuführen, haben ihren Fokus meist rein auf der Einführung der Software. Ein Unternehmen ist heute aber darauf angewiesen, dass eine ERP-Software seine Geschäftsprozesse unterstützt und sie im besten Fall optimiert.
