Planungssicherheit durch Rahmenaufträge

Für erfolgreiche Unternehmen ist eine korrekte und frühzeitige Planung das A und O. Aus diesem Grund erfreuen sich Rahmenaufträge und Abrufkontrakte einer andauernden Beliebtheit bei allen Beteiligten. Gerade wenn Unternehmen und ihre Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung eingehen wollen, regeln sie mit einem Rahmenauftrag die grundlegenden Bedingungen ihrer Zusammenarbeit. Das können etwa Rabatte für genau definierte Waren, Haftungs-, Gewährleistungs- und Verzugsfragen sein, oder auch wann und wie die Partner von dem Vertrag zurücktreten oder diesen kündigen können. Es handelt sich dabei also um eine klassische Win-Win-Situation: Rahmenaufträge sorgen bei Lieferanten für Planungssicherheit, und der Einkauf sichert sich mit ihnen langfristig günstigere Konditionen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über Rahmenaufträge.

Was ist ein Rahmenauftrag?

Ehe wir näher in die Details einsteigen, müssen wir zunächst die Grundlagen klären und definieren, was ein Rahmenauftrag überhaupt ist.

Rahmenverträge sind das komplette Gegenteil von Einzelbestellungen, die je nach Bedarf ausgelöst werden. Es handelt sich dabei um langfristig festgelegte Vereinbarungen mit bestimmten Lieferanten. Kunden können Teile, die sie z.B. für die Produktion innerhalb eines Zeitraums immer wieder benötigen, auf Abruf bei einem bestimmten Unternehmen bestellen. Zu solchen Bestellvorgängen kann man besondere Rahmenbedingungen bezüglich Konditionen (Preise, Rabatte und Zuschläge) und Lieferbedingungen für die komplette Abnahmemenge eines Teils vereinbaren. Von der kompletten Abnahmemenge werden von dem Kunden die benötigten Teilmengen zur Lieferung abgerufen. Die Teilmengen können innerhalb des vereinbarten Zeitraums zu beliebigen Terminen abgerufen werden. Das bedeutet, dass die Termine und der Umfang der einzelnen Lieferungen nicht vorgegeben sind. Jedoch können Sie eine Mindestabnahmemenge für die Lieferungen der Teilmengen vereinbaren.

Solche Bestellvorgänge können Sie anhand von Rahmenaufträgen abbilden. In einem Rahmenauftrag hinterlegen Sie die Rahmenbedingungen für die komplette Abnahmemenge eines Teils. Die Konditionen können mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen hinterlegt werden, sodass bei jeder Teillieferung die jeweils gültigen Konditionen herangezogen werden. Bei Lieferungen, die aufgrund eines Rahmenauftrags erfolgen, werden die gelieferten Mengen von dem Rahmenauftrag abgebucht.

Aufbau und Inhalt von Rahmenaufträgen

Wenn Unternehmen Rahmenaufträge aushandeln, tätigen sie damit eine klassische Verkaufsabwicklung. Damit zählen Rahmenaufträge rein organisatorisch auch zu den Verkaufsbelegen und haben einen typischen Aufbau. Üblicherweise besteht ein Rahmenauftrag aus den folgenden Inhalten:

• Belegkopf: Im Belegkopf sind die allgemeinen Daten des Kunden hinterlegt, z.B. Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen. Zudem können Sie im Belegkopf u.a. folgende Adressen hinterlegen:
  • Kundenadresse: Was ist die physische Adresse des jeweiligen Kunden?
  • Lieferadresse: Wohin sollten die Teilbestellungen geliefert werden?
  • Rechnungsadresse: Wohin soll die Rechnung geschickt werden?
• Mehrere Auftragspositionen: In den Belegpositionen sind verschiedene Daten zu den Teilen hinterlegt, die an den Kunden geliefert werden, z.B. Teilenummern, Mengen und Konditionen. Einzelpreise, Rabattsätze, Preiszuschläge und Preisabschläge mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen können als „weitere Preise und Zuschläge“ hinterlegt sein.

Vorteile von Rahmenaufträgen

Wie bereits zu Beginn erwähnt, schaffen Rahmenaufträge Vorteile für alle Beteiligten. Darunter unter anderem geringere Kosten, weniger Aufwand oder bessere Verhandlungsmöglichkeiten. Welche das genau sind, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Geringere Kosten

Von Rahmenaufträgen profitieren rein preislich gesehen alle Parteien. Beim Auftragnehmer macht sich das vor allem durch sinkende Prozesskosten bemerkbar: Ein Einsatz von Rahmenverträgen senkt den Verwaltungsaufwand im Einkauf und spart damit Ressourcen ein. Zudem sind durch die größeren Einkaufsmengen auch günstigere Preise für alle Beteiligten erzielbar.

Ein spezieller Vorteil ergibt sich durch das Auffangen von Preisschwankungen. Wenn keine Preisanpassungsklausel vereinbart wurde, gilt die gesamte Laufzeit über der zu Beginn definierte Preis. Sollte der Wert bestimmter Rohstoffe steigen, bleibt der Rahmenvertrag bestehen.

Bessere Verhandlungsmöglichkeiten und geringerer Verhandlungsaufwand

Rahmenaufträge verbessern den gesamten Sales-Prozess: Die Konditionen für eine Vielzahl von Einzelverträgen mit Ihrem Lieferanten müssen Sie aufgrund der großen Abnahmemenge nur einmal aushandeln. Zusätzlich haben Sie dadurch auch insgesamt bessere Verhandlungsmöglichkeiten.

Weniger Bestellaufwand

Wenn Sie einen Rahmenauftrag mit festen Lieferterminen aushandeln, gewinnen Sie Preisstabilität und langfristige Planungssicherheit. Der Einkauf muss nur dann nur noch die benötigte Menge eines Produkts sowie den Liefertermin telefonisch, per Mail oder im Idealfall automatisch durch ein ERP-System wie MONITOR G5 ERP an den Lieferanten durchgeben.

5 Tipps für erfolgreiche Rahmenaufträge

Rahmenaufträge sichern Konditionen langfristig für beide Parteien. Durch die lange Vertragslaufzeit muss ein Rahmenauftrag besonders vorausschauend aufgesetzt werden, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt.

1. Stimmen Sie die Inhalte Ihres Rahmenauftrags mit Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) ab. Vermeiden Sie Widersprüche und regeln Sie in Ihrem Rahmenvertrag dezidiert, dass dieser Vorrang vor den AGB hat.
2. Definieren Sie in Ihren Rahmenverträgen genau, für welche Waren die Vereinbarung gilt – am besten mit genauen Artikelbezeichnungen. Verwenden Sie keine allgemeinen Begriffe wie „Schrauben“, sonst steht es dem Lieferanten frei, welche Schrauben er liefert.
3. Wir empfehlen Ihnen, bei der Zusicherung großer Abnahmemengen vorsichtig zu sein: Bei einem wirtschaftlichen Abschwung oder einer plötzlichen Krise, wie etwa der Corona-Pandemie, können Rahmenaufträge für die Beschaffung sonst schnell zu einem Problem werden.
4. Vereinbaren Sie genau, wer auf welchem Weg Bestellungen auslösen darf, für die die Bedingungen des Rahmenvertrags gelten sollen. Definieren Sie also, ob ein Anruf, eine Mail oder eine Meldung Ihres ERP-Systems genügen, oder es einer schriftlichen Order bedarf.
5. Vereinbaren Sie Preisanpassungsklauseln. Davon profitieren Sie beispielsweise, wenn die Preise während der Laufzeit des Vertrags sinken. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass Sie Klauseln fair formulieren. Bevorzugen diese eine Vertragspartei unangemessen, sind sie nach § 307 Absatz I BGB nicht wirksam.

Rahmenaufträge in MONITOR G5 ERP

Moderne ERP-Systeme wie MONITOR G5 ERP unterstützen Sie bei der Abwicklung von Rahmenaufträgen.  Dafür gibt es in MONITOR eine eigene Funktion, um den Verkauf zu unterstützen. Rahmenaufträge können Sie dabei beispielsweise verwenden, wenn Sie mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung treffen, nach der Bestellungen von Teilen zu einer vereinbarten Menge und einem vereinbarten Preis während eines bestimmten Zeitraums abgerufen werden können.

Für einen Rahmenauftrag wird immer die Gültigkeitsdauer angegeben. Das Intervall kann sich auf das Auftragsdatum oder das Lieferdatum beziehen. Abrufe von Rahmenaufträgen werden als reguläre Kundenaufträge registriert, wobei jeder Kundenauftrag zu den Bedingungen des Rahmenauftrags abgerufen wird.

Die Rahmenaufträge werden zudem auch in die Bedarfs- und Nettobedarfsrechnung einbezogen, um Ihnen und Ihrem Unternehmen aussagekräftige Auswertungen zu liefern und in Ihrer Produktionsplanung zu unterstützen.

Fazit: Mit Rahmenaufträgen profitieren alle Beteiligten

Große Mengen einkaufen, günstige Einkaufskonditionen erhalten, steigenden Preisen vorbeugen oder planbare Lagermengen sicherstellen – das alles schaffen Abrufaufträge.  Rahmenaufträge lohnen sich in den meisten Fällen für alle Beteiligten. Gerade wenn absehbar ist, dass man ein bestimmtes Produkt über einen längeren Zeitraum hinweg regelmäßig benötigt. Neben finanziellen Vorteilen profitieren Unternehmen vor allem von einer hohen Planungssicherheit. Empfehlenswert ist in jedem Falle, sich mit den Details auseinanderzusetzten.

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