So funktioniert intelligenter Einkauf mit einem ERP-System!

Kapazitätsplanung

Eine der Hauptaufgaben der Einkaufsabteilung in der Fertigungsindustrie besteht darin, Rohstoffe gemäß der Stückliste einzukaufen und sicherzustellen, dass alle diese Teile in der richtigen Menge, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit vorhanden sind. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie ein ERP-System den Einkauf unterstützt.

So funktioniert intelligenter Einkauf mit einem ERP-System!

Der Einkauf muss den Überblick über die Beschaffungsanfragen behalten, die Lagerbestände verwalten und mit den Lieferanten verhandeln. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeiter all diese Dinge manuell erledigen. Darunter unter anderem den Papierkram mit Angeboten, Bestellungen und Rechnungen, ganz zu schweigen von der Kommunikation mit anderen Abteilungen. Das dauert und kann zu Fehlern führen. Dabei ist der Einkauf eine der wichtigsten Abteilungen im Unternehmen, unabhängig von der Größe oder der Branche. Ohne den Einkauf würde die gesamte Produktion zum Stillstand kommen.

Da die Industrie 4.0 die Fertigungslandschaft immer weiter verändert, hat die digitale Transformation oberste Priorität, um Lieferketten zu schützen und widerstandsfähiger zu machen. Angesichts der gestiegenen Kosten sollten Unternehmen alles tun, um den Wert der von ihrem Einkaufsteam aufgewendeten Zeit zu steigern. Durch die Umwandlung von Papierrechnungen in digitale Dokumente und die Abschaffung manueller Verfahren, die Beendigung papierbasierter Prozesse, die Verbesserung der Transparenz im gesamten Unternehmen und die Verringerung von Risiken können Unternehmen kosteneffizient bleiben, die Produktion optimieren und wachstumsorientiert sein.

Viele Unternehmen haben mit der Einführung eines geeigneten ERP-Systems begonnen. Die Einkaufsabteilung ist einer der Schlüsselbereiche für die Schaffung leistungsfähigerer Entscheidungen. Die Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen macht die tägliche Arbeit für den Einkauf flexibler und genauer. Alle Daten werden in einem System gespeichert, so dass der gesamte Einkaufsprozess mit wenigen Klicks an einem Ort vereint ist. Doch was sind die wichtigsten Bereiche, in denen der Einkauf von der Einführung eines ERP-Systems profitieren kann?

Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Die Beziehungen zu Lieferanten sind für ein Unternehmen wichtig. Die Koordinierung und Verwaltung der täglichen Aufgaben mit den Lieferanten kann jedoch schnell aus dem Ruder laufen. Eine Vielzahl verschiedener Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen usw. muss erstellt und weiterverfolgt werden.

Ein modernes ERP-System digitalisiert die verschiedenen Dokumente im Einkaufsprozess, was nicht nur zur Verringerung des physischen Durcheinanders beiträgt, sondern auch die Produktivität erheblich steigert, da das System sicherstellt, dass die Informationen, die alle Beteiligten erhalten, konsistent sind und somit menschliche Fehler reduziert werden.

Vor allem aber sorgt ein SRM dafür, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten, während Ihre Lieferantenliste sorgfältig geordnet bleibt.

Bedarfsplanung (MRP)

Eine der wichtigsten Aufgaben von Einkäufern ist die Vorhersage der richtigen Menge an Rohstoffen, die zur Erfüllung von Kundenaufträgen und zur Verwaltung von Pufferbeständen benötigt wird. Für die Vorhersage sind genaue Auftragsinformationen, vorhandene Bestandsdaten, Produktionskapazitäten und voraussichtliche Liefertermine erforderlich. Gibt es Unstimmigkeiten bei einer der oben genannten Informationen, dann können Sie sicher sein, dass die daraus resultierende Prognose keinen Nutzen hat.

Daher ist es von größter Wichtigkeit, dass alle Bedarfsinformationen nicht nur genau sind, sondern auch gut verwaltet und zeitnah kommuniziert werden.

Ein modernes ERP-System wie Monitor G5 verbessert die Bedarfsplanung erheblich, indem es den Einkäufern auf der Grundlage von Bestell-, Prognose- und Pufferbestandsdaten Kaufvorschläge unterbreitet. So können Sie sicher sein, dass Sie nur das einkaufen, was Sie brauchen, und nicht zu viel oder zu wenig Rohstoffe kaufen, die am Ende wertvollen Lagerplatz beanspruchen.

Einkaufsalternativen

Einkäufer stehen oft vor der schwierigen Entscheidung, den richtigen Lieferanten für den Einkauf auszuwählen. Wenn Sie nicht mit allen Lieferanten auf Ihrer Liste vertraut sind, treffen Sie möglicherweise die falsche Entscheidung und müssen damit rechnen, dass die Rohstoffe nur langsam ankommen, was zu einem Dominoeffekt führt, der letztendlich zu verpassten Lieferterminen führt.

Ein voll integriertes ERP-System wie Monitor G5 ermöglicht es Ihnen, Preisanfragen für mehrere Artikel an mehrere Lieferanten gleichzeitig zu stellen. Dies spart Ihnen viel Zeit bei der Auswahl des besten Lieferanten für bestimmte Aufträge.

Lieferzeitkontrolle im Vertrieb

Darum benötigen Sie eine Lieferantenbewertung in Ihrem ERP-System!

Ein guter Lieferant ist für jedes Unternehmen ein nicht zu unterschätzender Faktor. Entsprechend wichtig ist es, sich regelmäßig einen Überblick über die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Partnern zu verschaffen. Hier kommt die Lieferantenbewertung ins Spiel. Auf Basis von gesammelten Daten lässt sich die Performance der Lieferanten objektiv bewerten, sodass man sich ein transparentes Bild machen kann.

Verwaltung von Unteraufträgen

Die Fertigung im eigenen Haus ist schon eine Herausforderung, stellen Sie sich vor, Sie müssten auch noch die Unterauftragnehmer verwalten. Die Organisation der Vorlaufzeiten von Subunternehmern entsprechend Ihrem Produktionsplan kann zu einem Albtraum werden, wenn Sie nicht von Anfang an Ihre grundlegenden Prozesse und Unterlagen im Griff haben.

Durch die Digitalisierung aller relevanten Zuliefererdokumente wie Bestellungen, Lieferaufträge usw. können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten rechtzeitig und korrekt informiert werden.

Neben der ordnungsgemäßen Verwaltung der Dokumentation fallen zahlreiche weitere Aufgaben an, um sicherzustellen, dass der Nachunternehmer optimale Leistungen erbringt, z. B. die Zusendung der richtigen Materialien und der rechtzeitige Eingang der Bestellungen. Mit einem geeigneten System haben Sie einen 360°-Überblick über den Status aller Ihrer Subunternehmer.

Erfahren Sie mehr über Monitor G5 ERP

Monitor G5 ist bereits die fünfte Generation von Monitor. Das System besteht dabei aus den Modulen Produktion, Einkauf, Verkauf, Lager, Zeiterfassung und Rechnungswesen. In diesen Modulen sind Funktionen verfügbar, um alle Aktivitäten, die in einem produzierenden Unternehmen auftreten, zu verwalten.

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