Fünf Gründe, warum Sie im Mittelstand eine Software benötigen

Der Software-Markt wird immer unübersichtlicher. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es in zahlreichen Software-Genres viele verschiedene Tools. Im Bereich der ERP-Systeme sieht es ebenso aus. In diesem Dschungel das geeignetste System für KMU herauszufinden, ist nicht immer eine leichte Aufgabe. Abhängig von Branche, Unternehmensgröße und anderen Aspekten sind die Anforderungen an ERP-Systeme recht unterschiedlich. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, warum auch Unternehmen im Mittelstand eine Software benötigen.

Was zeichnet ERP-Software für den Mittelstand aus?

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist die softwareseitige Seele eines Unternehmens. Es enthält sämtliche Daten relevanter Bereiche wie Finanzen, Produktion, Verkauf, Einkauf und Marketing. Dadurch findet eine effiziente Planung aller Ressourcen statt, wodurch Geschäftsprozesse optimiert werden. Das Ganze wird meist modular aufgebaut, damit sich das ERP-System nahtlos in die vorherrschende Unternehmensstruktur einfügen kann. Zumal nicht jedes Unternehmen die gleichen Voraussetzungen mitbringt. Den größten Anteil aller Unternehmen machen KMUs aus – also kleine und mittelständische Unternehmen. Vor allem für mittelständische Unternehmen sind ERP-Systeme relevant. Diese sollten vor allem auf folgende Bedingungen an eine ERP-Software Wert legen:

  • effiziente Planung aller Ressourcen und Kapazitäten
  • modularer Aufbau
  • branchenspezifische Unterschiede für individuelle Anforderungen
  • übersichtliche und einfache Bedienung
  • mobile Nutzung möglich
  • hohe Skalierbarkeit, um mitwachsen zu können

Was ist Mittelstand in Deutschland?

Mit dem Begriff Mittelstand sind in der Regel kleine und mittlere Unternehmen gemeint, die bestimmte Grenzwerte bezüglich des Umsatzes, der Beschäftigten oder der Bilanzsumme nicht überschreiten. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Definition des Begriffs, sondern lediglich eine Einstufung als mittelständisches Unternehmen nach der Empfehlung der Europäischen Union. Mit Wirkung zum 01.01.2005 wurden die kleinen und mittelständischen Unternehmen wie folgt neu definiert:

  • Kleinstunternehmen sind Unternehmen, die weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 2 Mio. € haben.
  • Kleine Unternehmen sind Unternehmen, die weniger als 50 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. € haben.
  • Mittlere Unternehmen (mittelständische Unternehmen) sind Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. € oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. € haben.

Warum zögern Unternehmen vor der Einführung?

Es ist keine Seltenheit, dass Mittelständler Stamm- und Bewegungsdaten in Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken verwalten. Einige Beispiele sind Kunden-, Lieferanten- und Materialstammdaten oder Stücklisten. Ab einer gewissen Größenordnung verlängern sich die Ladezeiten dieser Daten massiv. Auswertungen sind kaum noch realisierbar. Greifen außerdem mehrere Anwender oder Teams zu, entstehen Konflikte. Trotzdem zögern nach wie vor viele Mittelständler vor der Einführung einer ERP-Lösung.

Gründe dafür sind  die geringen Kapazitäten und Ressourcen im Unternehmen. Gerade die einzelnen Projektteilnehmer sind maßgeblich am Erfolg der Software-Einführung beteiligt und benötigen zur Erstellung der Sollprozesse und zum Testen viel Zeit. Wenn diese nicht vorhanden ist, sind viele Projekte bereits im Vorhinein zum Scheitern verurteilt. Zusätzlich spielt auch die Angst vor Veränderung eine große Rolle: Häufig arbeiten die Mitarbeiter bereits seit vielen Jahren mit der gleichen Lösung und fürchten sich vor dem „großen Unbekannten“, somit ein ERP-System und dessen Implementierung. Veraltete Strukturen, wie sie gerade in kleineren Unternehmen vorkommen, hemmen den Fortschritt zusätzlich getreu dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“. Im Großen und Ganzen sind es also ein Generationswechsel im Unternehmen und auch die Befürchtung, zu viele Änderungen auf einmal zu machen, Hindernisse bei der Software-Einführung.

Checkliste: Daran erkennen Sie, dass es Zeit für ein ERP-System ist!

  • Sie treffen Fehlentscheidungen aufgrund mangelnder Transparenz.
  • Standard-Tools wie Excel stoßen technisch an ihre Grenzen.
  • Ihre Prozesse sind fehleranfällig und langsam.
  • Die bestehenden Softwarelösungen sind untereinander nicht kompatibel.
  • Die Anwenderanzahl ist zu groß für Standard-Tools.
  • Bei abteilungs- und standortübergreifenden Prozessen entstehen Reibungsverluste.
  • Redundante und veraltete Daten führen zu einer hohen Fehlerquote.
  • Sie sind nicht in der Lage, sich ausreichend schnell auf veränderte Marktgegebenheiten einzustellen und Prozesse anzupassen.
  • Innovationen können nicht ausreichend schnell hervorgebracht werden.
  • Ihre bisherigen IT-Tools ermöglichen keine Vernetzung und Automatisierung
  • Die Kundenzufriedenheit leidet unter schlechter Produkt- oder Servicequalität.

Fünf Gründe, warum Sie im Mittelstand eine Software benötigen

ERP-Systeme helfen sowohl der Geschäftsführung als auch den Mitarbeitern, den Überblick über das Unternehmen zu bewahren. Egal ob es um die Finanz-, Kunden/Lieferanten- oder Material-Verwaltung und Steuerung geht, ein ERP-Programm erfasst die Komplexität im Unternehmen und bündelt die Prozesse zentral an einem Ort. Wichtige Informationen können per Knopfdruck abgerufen und müssen nicht erst mühsam gesucht, erfragt und zusammengetragen werden. So wissen die Mitarbeiter des Unternehmens beispielsweise immer, welche Liefertermine passen oder ob das Material knapp wird. Das System sorgt damit insgesamt für eine bessere Finanz- und Ressourcenplanung und kann Aufträge in allen Bereichen kalkulieren. Im Folgenden sehen Sie fünf Gründe, weshalb auch mittelständische Unternehmen eine Unternehmenssoftware benötigen.

Maßgeschneiderte Auswahl und Einführung

ERP-Software ist mittlerweile nicht mehr nur für große Unternehmen geeignet. Bei der Auswahl, aber vor allem auch bei der Implementierung, helfen unabhängige Beratungsunternehmen und Partner der Hersteller. Einige von ihnen haben sich auf die Bedürfnisse des Mittelstandes spezialisiert, sodass die Software dann auch optimal zum jeweiligen Unternehmen und den dortigen Prozessen passt.

Aus diesem Grund besprechen wir auch gleich zu Beginn an, wie Ihre Prozesse aussehen und wie wir Sie bei der Umsetzung in MONITOR G5 ERP optimal unterstützen können. Vereinbaren Sie dazu einfach und ganz unverbindlich einen kostenlosen Beratungstermin bei unseren ERP-Experten.

Vermeidung von Fehlern aufgrund veralteter Lösungen

ERP-Lösungen sind kritische Unternehmenssysteme, die mit einigem Aufwand eingeführt werden. Aus diesem Grund fürchten sich viele mittelständische Unternehmen vor der Implementierung eines neuen Systems. Da Software jedoch nur so effizient funktioniert, wie es die technischen Komponenten zulassen, kann es passieren, dass das ERP-System und die zugrundeliegenden Hardware-Komponenten bereits nach einigen Jahren veraltet sind. Im Ergebnis werden neue Unternehmensprozesse nicht mehr abgebildet, mobile Funktionen fehlen, Schnittstellen sind unzureichend, Prozessschritte werden außerhalb des ERPs bearbeitet, Aktionen im ERP werden immer langsamer und im schlimmsten Falle gehen sogar Daten verloren.

Hohe Transparenz in allen Bereichen

Ein weiterer Vorteil, den ERP KMU (Kleinen und Mittelständigen Unternehmen) und großen Unternehmen gleichermaßen bringt, ist das hohe Maß an Transparenz, denn die Basis aller Entscheidungen sollten stets aktuelle und valide Informationen sein. Wie entwickeln sich beispielsweise wichtige Kennzahlen? Welches Produkt erzielt insgesamt den höchsten Deckungsbeitrag? Zu welchem Grad werden vorhandene Ressourcen ausgelastet? In welchen Bereichen sind Optimierungen möglich? Denn nur durch eine hohe Transparenz im Unternehmen können KMU langfristig erfolgreich sein.

Reporting- und Analyse

Ein großer Vorteil, den aber jedes ERP-System mit sich bringt, ist die Möglichkeit, Prozesse zu beobachten und Veränderungen nachzuvollziehen. Durch verschiedene Reporting- und Analyse-Tools können Sie anschließend Anpassungen vornehmen und dafür sorgen, dass das Unternehmen so effizient wie möglich ist. Geschäfts- und Finanzberichtserstattung werden automatisch auf Basis der laufend generierten Zahlen und Kennwerte erstellt. Ein gutes ERP für den Mittelstand liefert die benötigten Reports und Analysen quasi auf Knopfdruck. Viele ERP-Systeme wie auch MONITOR G5 ERP sind dazu übergegangen, leistungsstarke Business-Intelligence-Tools zu integrieren, wodurch bereits im Standard zahlreiche Auswertungen zur Verfügung stehen. Die Anwender können jedoch auch eigene, individuelle Reports realisieren.

Flexibilität des Unternehmens

Eine moderne Unternehmenssoftware kann mit der wachsenden Komplexität innerhalb der Firmenstruktur mitwachsen und das Unternehmen erst flexibel machen. Unternehmen können Services dazukaufen, wie sie sie gerade benötigen. So können sie schnell auf Änderungen des jeweiligen Geschäftsmodells reagieren und gleichzeitig ihre Kosten flexibel gestalten.

André Ehrhard, Geschäftsführer und ERP-Berater bei 5CUBE.digital GmbH:

„Den höchsten Nutzen hat eine ERP-Lösung, wenn sich mit ihr alle wichtigen Prozesse im Unternehmen abbilden lassen. Gleichzeitig sollte sich der Anpassungsaufwand in Grenzen halten. Besonders empfehlenswert sind deshalb Branchenlösungen, die bereits in der Standardkonfiguration einen Großteil der Anforderungen abdecken. MONITOR G5 ist beispielsweise die ideale Lösung für produzierende Unternehmen und bietet Möglichkeiten für Wachstum!“

Fünf Gründe, warum Sie im Mittelstand eine Software benötigen
Ein Einstieg in die auftragsorientierte Bedarfsermittlung

Was ist Ressourcenplanung?

Bestimmte Kapazitäten und Ressourcen im Unternehmen sind knapp oder besonders wichtig. Deshalb müssen diese optimal belegt und eingesetzt werden. Sie sollten möglichst ohne Unterbrechung im Einsatz sein und nicht ungenutzt herumstehen. Oft sind das sogenannte Engpass-Ressourcen, die entscheidend dafür sind, wie lange Aufträge in der Produktion unbearbeitet verbleiben, wie lange Durchlaufzeiten sind und welches Working Capital dabei gebunden ist.